OCTOBOX Anonimiseren AI - Valideren van documenten

versie 11 maart 2024

OCTOBOX Anonimiseren

OCTOBOX Anonimiseren AI (Artificial Intelligence) is gebouwd om te voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving. Alle gegevens worden door OCTOBOX Anonimiseren AI gevonden én weggelakt op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De software weet precies wat er wél en niet moet worden geanonimiseerd of waar het uiteindelijk gepubliceerd moet worden. Met OCTOBOX Anonimiseren AI worden omvangrijke dossiers zo efficiënt en kwalitatief mogelijk geanonimiseerd.

Met de standaard inrichting, maar ook met klant specifieke wensen worden documenten vakkundig geanonimiseerd.

Enkele functies van OCTOBOX Anonimiseren AI zijn:

• Door het gebruik van Smart Tags kun je documenten makkelijker verwerken en beter met elkaar samenwerken.
• Middels de "Documentoverview pop-up" kunnen verschillende acties op meerdere documenten tegelijk worden doorgevoerd.
• OCR doorzoekbaar maken
• Voorgelakt resultaat op basis van Artificial Intelligence, algoritmen en lijsten
• Gebruik van "Altijd aflakken" en "Altijd openbaar" lijsten
• Toewijzen van weigeringsgronden
• Verschillende bestandsextensies kunnen worden geanonimiseerd
• Opstellen van tijdslijn (optioneel)
• Ontdubbelen van identieke documenten (optioneel)
• Behandelen van grote dossiers
• Zekerheid dat 'weg' ook echt 'weg' is
• Meerdere uitvoerformaten

Contact informatie

Adresgegevens

OCTOBOX Nederland
"Huis Omega"
Oostdam 10
3441 EN Woerden
Nederland
085 - 080 56 26

Meer informatie

Voor meer informatie over onze producten, stuur een email naar postbus@octobox.nl

Schermbeschrijving

In dit deel van de helpfile wordt het scherm beschreven waar een gebruiker mee zal werken.

Alle functionaliteiten zijn via één scherm te bereiken. Zo kan importeren, valideren en exporteren vanuit één scherm worden gedaan. Er zijn drie centrale onderdelen:

• Dossieroverzicht
• Importeerscherm
• Validatiescherm

Dossieroverzicht

In het dossieroverzicht wordt een lijst van beschikbare dossiers getoond, die door de klant zijn geïmporteerd. Deze dossiers zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die dezelfde rechten toegewezen hebben gekregen. Gebruikers van andere processen zullen deze dossiers niet zien.

Het dossieroverzicht wordt automatisch getoond bij het benaderen van de software via de specifieke URL per organisatie.

Het scherm

Elementen van het Dossieroverzicht

1. Zoeken

Gebruik de zoekfunctie om in de lijst van beschikbare dossiers te zoeken naar jouw specifieke dossier. De zoekfunctie zal de gegevens doorzoeken binnen alle kolommen en de dossiers die voldoen aan het zoekresultaat tonen.

De dossiers worden doorzocht tijdens het ingeven van de zoektekst, er is dus geen Enter of confirmatie nodig om het zoeken te starten.

2. Lijst van beschikbare dossiers

In het dossieroverzicht wordt een lijst van beschikbare dossiers getoond. Deze dossiers zijn enkel en alleen zichtbaar voor de gebruikers die dezelfde rechten hebben.

Toelichting kolommen

Kolom	Inhoud
ID	Unieke identificatienummer van het dossier.
Proces	Procesnaam, ingevoerd bij technische installatie.
Omschrijving	Omschrijving van het dossier, inhoud is zelf te bepalen.
Status	Elk dossier krijgt een specifieke status mee, zodat je de voortgang van je dossier kunt volgen. Met de percentages in de statusbalk wordt de voortgang aangegeven die de software in de betreffende status doorloopt. Het dossieroverzicht ververst zichzelf na 30 seconden. Mogelijke statussen zijn: Het dossier is geïmporteerd maar de verwerking is nog niet gestart, omdat eerder geïmporteerde dossier(s) nog worden verwerkt. De software is bezig met het verwerken ( op chronologische volgorde zetten, ontdubbelen, classificeren, converteren naar PDF, OCR, voorlakken) van het dossier/bestand. Wanneer het dossier klaar is om gecontroleerd te worden, wordt de status 'Anonimiseren' getoond. Je kunt het dossier nu openen en bekijken. Wanneer het dossier door een gebruiker wordt verwerkt in het validatiescherm. Dit dossier kan op dat moment niet geopend worden. Wanneer je besluit op een later moment verder te gaan, kan het dossier worden uitgesteld. In het dossieroverzicht staat het dossier dan op status 'uitgesteld'. Op ieder moment kan het dossier weer worden geopend. Wanneer het dossier helemaal is gecontroleerd en is goedgekeurd, kan het worden afgerond. De status 'afronden' wordt weergegeven in het dossieroverzicht. De software is nu bezig met het converteren en definitief aflakken van het dossier. Wanneer het dossier helemaal is afgerond en klaar is om gedownload te worden, verschijnt deze als 'klaar' in het dossieroverzicht. Je kunt het dossier nu downloaden. Wanneer een dossier niet door de software kon worden verwerkt ontstaat de status "Fout".
Notitie	Een optionele tekst die is meegegeven indien het dossier is uitgesteld. Gebruik deze tekst om opmerkingen over het dossier en de documenten te vermelden die nuttig zijn bij verdere behandeling.
Gebruiker	Naam van de laatste persoon die het dossier heeft geopend.
#Docs Bijv. 33 (+4)	Het aantal documenten dat in dit dossier behandeld kan worden. Een 2e getal tussen haakjes zijn documenten die niet verwerkt konden worden, deze documenten zullen in de uitvalmap geplaatst worden.
Datum	Datum en uur waarop het dossier is aangemaakt.

Sorteren van kolommen

Het overzicht van dossiers kan ook worden gesorteerd op basis van de beschikbare kolommen.
Om een kolom te sorteren, is het voldoende om op de kolom te klikken.

Er zijn 3 statussen waarin een kolom zich kan bevinden:

	In stijgende volgorde Bij een sortering in stijgende volgorde wordt naast de naam van de kolom een pijltje gezet met de punt naar boven. Het pijltje wordt blauw als indicatie dat deze kolom een sortering bevat.
	In dalende volgorde Bij een sortering in dalende volgorde wordt naast de naam van de kolom een pijltje gezet met de punt naar beneden. Het pijltje wordt blauw als indicatie dat deze kolom een sortering bevat.
	Niet gesorteerd Als de kolom niet gesorteerd is, wordt er geen pijltje getoond en wordt er standaard gesorteerd op tijdstip waarop een dossier voor het eerst is geïmporteerd in de software.

3. Aantal dossiers

Rechts onderin geeft een getallenreeks aan hoeveel dossiers (elementen) er in het overzicht staan. Er worden standaard 15 dossiers op de eerste pagina getoond. Links onderin is het mogelijk het filter aan te passen naar 30 of 50. Tevens kun je bladeren door de hoeveelheid dossiers die in de software zijn geïmporteerd.

4. Knoppen

	Lijst dossiers verversen De lijst van dossiers wordt automatisch elke 30 seconden ververst. Het is uiteraard ook mogelijk dit zelf te doen.
	Importeer Druk op deze knop om een dossier te importeren. Er wordt een Importeerscherm geopend om het dossier ook daadwerkelijk te importeren. Selecteer hier het juiste proces, geef een omschrijving mee en kies voor "Selecteer volledige folder" of "Selecteer enkel bestand".

5. Dossier openen

Wanneer de status "Anonimiseren" in beeld komt, kan het dossier worden geopend door te klikken op het "play-icoon" .

6. Knoppen taakbalk

	What's New Druk op deze knop om de laatste updates van de software te tonen. Ook is het hier mogelijk om de laatste en voorgaande Release Notes van de software in te zien.
	Instellingen Druk op deze knop om de taal van de software aan te passen naar Engels of Nederlands. Ook is het hier mogelijk om out te loggen van de software.

Importeerscherm

Via het importeerscherm kan de behandelaar alle te anonimiseren documenten via "Selecteer bestanden" importeren.

Het scherm

Elementen van het Importeerscherm

1. Proces

Bij het importeren van een dossier of document dient eerst een proces te worden geselecteerd. Dit proces wordt bij de technische installatie ingesteld.

2. Omschrijving

Om een dossier of document te kunnen importeren dient eerst een omschrijving te worden meegegeven. Wanneer deze omschrijving ontbreekt zal er een foutmelding onderaan het beeldscherm verschijnen en wordt duidelijk dat deze omschrijving ingevuld dient te worden.

3. Selecteer bestanden

Binnen de software is het mogelijk om de te anonimiseren documenten middels één knop te importeren. Door de CTRL-toets te gebruiken bij het selecteren, kunnen meerdere bestanden tegelijk worden geïmporteerd. Er komt na deze keuze een pop-up naar voren of je ook daadwerkelijk deze bestanden wilt uploaden. Klik dan op "Uploaden".

4. Overzicht te importeren documenten

Hier wordt een overzicht zichtbaar met de door jou geselecteerde documenten.

5. Importeren

Via deze knop worden de documenten in de software geïmporteerd. Er volgt een melding dat het uploaden is afgerond en dat het dossier verwerkt zal worden onder een unieke ID-nummer. Wanneer men drukt op de knop "Naar overzicht", dan zal men terugkeren naar het Dossieroverzicht.

Validatiescherm

Het scherm

Elementen van het Validatiescherm

Het hoofdscherm bevat zes afzonderlijke blokken:

1. De knoppenbalk
   De knoppenbalk bevat alle functies om een dossier te bewerken.
    
2. Zoek in metadata van documenten of zoek op tags
   Zoeken naar informatie over documenten van de documentenlijst of zoek naar tags die meegegeven zijn aan de documenten.
    
3. Voortgangsindicator en knop voor "Documentoverview"
   Bovenaan de documentenlijst toont een voortgangsindicator hoeveel documenten er nog goedgekeurd moeten worden.
   Naast de voortgangsindicator bevindt zich de knop om de "Documentoverview" te openen.
    
4. Lijst van documenten
   Lijst van alle documenten in het dossier.
   Klik op (het pijltje naar links in de verticale scheidingsbalk) om de documentenlijst dicht te klappen en de beschikbare werkruimte van een pagina te vergroten.
    
5. Pagina
   De huidige pagina met alle automatische en handmatig toegevoegde zones.
    
6. Acties
   Overzicht van de acties die kunnen worden uitgevoerd op de documenten, o.a. altijd aflakken, altijd openbaar en meer.
   Klik op (het pijltje naar rechts in de verticale scheidingsbalk) om de lijst met acties dicht te klappen en de beschikbare werkruimte van een pagina te vergroten.
    
7. Zoeken in inhoud van documenten
   Zoeken naar tekst in de documenten.

De knoppenbalk

De knoppenbalk bevat alle functies om in een dossier te werken.

Het scherm

Elementen van de knoppenbalk

1. Dossier

Sluit het dossier Een dossier moet altijd worden afgesloten. Dit kan op meerdere manieren en is afhankelijk van de status van de documenten. De software slaat om de 15 minuten automatisch het dossier op, maar kan via deze knop ook worden opgeslagen en gesloten worden. Klik hier voor de verschillende afsluitmogelijkheden.

2. Document

	PDF-versie document Met deze knop kan de PDF-versie van het huidige document worden bekeken.
	Download een voorbeeld van het document Met deze knop download je een tussentijdse versie van het document. Er wordt een PDF-document aangemaakt, waarin met oranje kaders is aangegeven welke gegevens - op welke grond - afgelakt gaan worden.
	Download een voorbeeld van het dossier Met deze knop download je een tussentijdse versie van het gehele dossier of van geselecteerde documenten. Er wordt een ZIP-file aangemaakt, waarin met oranje kaders is aangegeven welke gegevens - op welke grond - afgelakt gaan worden. Wanneer de tussentijdse versie van het dossier te groot is om te downloaden, kan deze in ZIP-parts worden gedownload. Download voorbeeldweergave van alle documenten Wanneer deze knop wordt ingedrukt wordt er een voorbeeldweergave gedownload van het gehele dossier. Download voorbeeldweergave van geselecteerde documenten Wanneer deze knop wordt ingedrukt wordt er een voorbeeldweergave gedownload van de geselecteerde documenten.
	Download een tussentijdse inventarislijst Met deze knop download je een tussentijdse inventarislijst van het gehele dossier of van geselecteerde documenten. De inventarislijst wordt bij elke bewerking aangepast. Download tussentijdse inventarislijst van alle documenten Wanneer deze knop wordt ingedrukt wordt er een tussentijdse inventarislijst gedownload van het gehele dossier. Download tussentijdse inventarislijst van geselecteerde documenten Wanneer deze knop wordt ingedrukt wordt er een tussentijdse inventarislijst gedownload van de geselecteerde documenten.
	Pagina in hogere resolutie Om het inladen zo snel mogelijk te laten verlopen, worden beelden in een gemiddelde kwaliteit getoond. Deze kwaliteit is voldoende bij het behandelen van standaard tekstdocumenten, maar kan toch te laag liggen bij het controleren van beelden als plannen of tekeningen. Met deze functie kan een hogere resolutie worden opgevraagd van het huidige beeld om de inhoud beter leesbaar te krijgen. Afhankelijk van de originele grootte kan het een paar seconden duren voordat het nieuwe beeld wordt getoond.
	Het document in één keer goedkeuren Middels deze functie kan je het huidige document in één keer goedkeuren, alle documenten goedkeuren óf alle geselecteerde documenten goedkeuren. Dit kan handig zijn als je meerdere pagina's binnen een document, waarvan je weet dat alles akkoord is, wilt goedkeuren. Document goedkeuren Wanneer deze knop wordt ingedrukt wordt het huidige document goedgekeurd. Alle documenten goedkeuren Wanneer deze knop wordt ingedrukt worden alle documenten binnen dit dossier goedgekeurd. Geselecteerde documenten goedkeuren Wanneer deze knop wordt ingedrukt worden alle geselecteerde documenten binnen dit dossier goedgekeurd.
	Voorbeeldweergave Toon een voorbeeld van het eindresultaat. Met deze functie wordt duidelijk welke woorden en/of passages onder welke grond worden geanonimiseerd. Alle zones worden getoond met een grijze achtergrond met daarin de weigeringsgrond in zwarte letters.

3. Pagina mode

	Pan-mode In deze modus worden de functies van de muis gebruikt om te scrollen in de pagina. In deze modus is het niet mogelijk om zones te selecteren.
	Selectie-mode In deze modus worden de functies van de muis gebruikt om zones te selecteren op een pagina.
	Verwijder documenten Middels deze functie is het mogelijk om meerdere documenten te verwijderen uit de software. Alle documenten verwijderen Wanneer deze knop wordt ingedrukt worden alle documenten binnen dit dossier verwijderd. Geselecteerde documenten verwijderen Wanneer deze knop wordt ingedrukt worden alle geselecteerde documenten binnen dit dossier verwijderd.

4. ID en naam dossier

Hier is aangegeven in welk dossier wordt gewerkt.

5. WCAG / Help

	Digitale toegankelijkheid (WCAG) Wanneer deze knop wordt geselecteerd, verandert de kleurstelling binnen de software. Zo zijn de zones op dat moment niet meer groen maar paars en wordt per document een icoon weergegeven welke laat zien of een document al is goedgekeurd, of nog goedgekeurd dient te worden.
	Help Hiermee wordt deze helpfile opgeroepen.

Zoek in metadata van documenten

Gebruik het zoeken van documenten om meteen alle documenten te zien die deze ingevoerde waarde in het bestandsnaam bevatten.

Het scherm

Elementen bij zoeken in metadata

1. Zoektekst

Met deze zoekbalk kun je in titels van documenten zoeken en naar specifieke tags zoeken.

	Start zoeken Start het zoeken op basis van de ingebrachte zoektekst. Je kunt ook Enter gebruiken om de zoekfunctie te starten.
	Leegmaken Maak het zoekveld leeg. De aanduiding van het resultaat van de vorige selectie wordt eveneens verwijderd.
	Wissel inhoud Wissel tussen het zoeken in de bestandsnaam en het zoeken op tags.

2. Aantal gevonden documenten

Indien er documenten zijn gevonden met de ingegeven zoektekst wordt dit hier aangegeven.

	Ga naar het vorige gevonden document.
1	Het laatst geselecteerde document uit de gevonden documenten.
5	Het aantal documenten dat voldoet aan de ingegeven zoektekst.
	Ga naar het volgende gevonden document.

3. Aantal documenten in het dossier

Naast de documenten die voldoen aan de ingegeven zoektekst wordt ook het volledige aantal documenten aangegeven.

	Ga naar het vorige document.
1	Het huidig geselecteerde document.
10	Het totale aantal documenten in het dossier.
	Ga naar het volgende document.

4. Documenten die voldoen aan de zoektekst

Documenten die voldoen aan de zoektekst worden in de documentenlijst aangeduid door een verticale oranje balk links van het icoon en een lichtgekleurde achtergrond.

Zoek in tags van documenten

Gebruik het zoeken van tags om meteen alle tags te zien die toegekend zijn aan de documenten.

Het scherm

Elementen bij zoeken in tags

1. Zoektekst

Geef de tag in waar je naar op zoek bent.

	Start zoeken Start het zoeken op basis van de ingebrachte tag. Je kunt ook Enter gebruiken om de zoekfunctie te starten.
	Wissel inhoud Wissel tussen het zoeken op bestandsnamen van documenten en tags.
	Leegmaken Maak het zoekveld leeg. De aanduiding van het resultaat van de vorige selectie wordt eveneens verwijderd.

2. Aantal gevonden documenten

Indien er documenten zijn gevonden met de ingegeven zoek tags wordt dit hier aangegeven.

	Ga naar het vorige gevonden document.
1	Het laatst geselecteerde document uit de gevonden documenten.
10	Het aantal documenten dat voldoet aan de ingegeven zoek tags.
	Ga naar het volgende gevonden document.

3. Documenten die voldoen aan de tags

Documenten die voldoen aan de gezochte tag(s) worden in de documentenlijst aangeduid .

Lijst van documenten

In de lijst van documenten worden alle documenten die deel uitmaken van het dossier getoond.
Voor elk van de documenten wordt nog bijkomende informatie meegegeven, o.a. de originele bestandsnaam en het aantal pagina's in het document.

Het scherm

Elementen van de documentlijst

1. Documentoverview

Met behulp van de "Documentoverview" kunnen er meerdere acties direct worden uitgevoerd op een document of selectie van documenten. Ook kan er hier gemakkelijk op documenten worden gefilterd.

2. Voortgangsindicator

Met behulp van de voortgangsindicator wordt direct duidelijk hoeveel documenten nog goedgekeurd moeten worden. In bovenstaand voorbeeld geldt dit voor 11 documenten. Dit komt overeen met de groene en rode bolletjes van de documenten in het validatiescherm.

3. Multiselect

Mogelijkheid om alle documenten te selecteren en hier een vervolg actie aan toe te kennen.

	Selecteer alle documenten
	Deselecteer alle documenten
	Document is gelesecteerd

4. Aantal documenten in het dossier

Het volledige aantal documenten en het geselecteerde document.

	Ga naar het vorige document.
1	Het huidig geselecteerde document.
10	Het totale aantal documenten in het dossier.
	Ga naar het volgende document.

5. Bijlage van een mail

Bestanden die een bijlage zijn van een mail worden, voor 1 niveau diep, aangegeven met een inspringing en een bijlage indicator. Mails hebben zelf nooit een inspringing ook al zitten ze in een andere mail als bijlage.

Een bijlage van een e-mail worden middels deze bijlage indicator weergegeven

6. Lijst van documenten

Voor elk document in de lijst wordt een fiche getoond.
Elke fiche bevat een aantal vaste gegevens, zoals een icoon en de naam van het originele bestand.
Andere gegevens zijn vrij te bepalen bij het configureren van het proces.

Functies

Verplaatsen van documenten

Documenten kunnen van positie worden gewijzigd binnen een dossier.
De reden voor het verplaatsen kan zijn dat dit beter de stappen volgt van een bepaalde beslissingsvorming of dat een specifiek document hoort te volgen na een ander document. De verplaatsing van de documenten wordt tevens in de inventarislijst weergeven.
Het verplaatsen van één of meerdere documenten kan via de "Documentoverview".

Verwijderen van documenten

Bij het behandelen van een dossier kan het nodig zijn om een document te verwijderen.
Dit kan zijn omdat het document bijvoorbeeld niet nodig is of omdat het een duplicaat is van een eerder behandeld document in de documentlijst.
Druk op de verwijder knop in het document om het document te verwijderen.
Het verwijderen van één of meerdere documenten is ook mogelijk via de "Documentoverview".

Hernoemen van documenten

Van een geselecteerd document kan de behandelaar beslissen de naam van het originele bestand te wijzigen.
Druk op het potlood icoon bij het document om de documentsnaam te wijzigen.

Notitie toevoegen aan documenten

Bij het behandelen van een dossier kan het nodig zijn om een document notitie toe te voegen.
Hierin kunnen aantekeningen/acties meegegeven worden. De opmerkingen worden ook meegegeven in de inventarislijst. Bij verwijderde documenten die een documentnotitie bevatten blijft de notitie bestaan en komt deze ook terug in de inventarislijst.
Het toevoegen van een documentnotitie op één of meerdere documenten is ook mogelijk via de "Documentoverview".

Tag toevoegen aan documenten

Bij het behandelen van een dossier kan het nodig zijn om een document tag toe te voegen.
Middels deze tag kan aangegeven worden of een document bijvoorbeeld "Deels openbaar" is etc. De tags worden ook meegegeven in de (tussentijdse) inventarislijst in een extra kolom.
Het toevoegen van een tag op één of meerdere documenten is ook mogelijk via de "Documentoverview".

Pagina draaien

Wanneer een pagina gedraaid is geïmporteerd in de software, is het middels de "Pagina draaien" knop mogelijk de pagina naar de gewenste positie te draaien.

Document

Voor elk van de documenten wordt nog bijkomende informatie meegegeven, o.a. de originele bestandsnaam en het aantal pagina's in het document.

Het Scherm

Elementen van een document

Icoon

Elk document heeft een icoon. Het icoon dat wordt getoond is afhankelijk van het type document.
Voor een aantal veelvoorkomende bestandsextensies wordt een specifiek icoon getoond, voor de overige extensies wordt een generiek bestandsicoon getoond.
Hieronder een overzicht van de iconen en welk type van document(en) deze voorstellen.

	Excel Voor alle bestanden die eindigen op '.xls', '.xlsx', '.xlsm', '.ods' of '.csv'.
	Word Voor alle bestanden die eindigen op '.doc', '.docx', '.txt', '.rtf', '.odt', '.odt', 'htm', 'html' of '.xml'.
	Powerpoint Voor alle bestanden die eindigen op '.ppt', '.pptx', '.pps', '.ppsx', '.pot' of '.potx'.
	PDF Voor alle bestanden die eindigen op '.pdf'.
	Beeld Voor alle bestanden die eindigen op '.tif', '.tiff', '.gif', '.jpg', '.jpeg', '.bmp', '.dwg', '.dxf', '.png' of '.psd'.
	Mail Voor mails.
	Andere Voor alle andere bestanden.

Teksten

Naast het icoon worden per document tot maximaal drie lijnen met tekst getoond. O.a. de bestandsnaam, creatiedatum en aantal pagina's.

Status

Het document kan in meerdere kleuren worden getoond, elk van deze kleuren heeft een specifieke betekenis om snel te kunnen bepalen welke documenten nog moet worden behandeld, welke al zijn behandeld of welke documenten behoren tot een zoekopdracht.

Hieronder de statussen en wijze waarop elk document kan worden getoond.

	Goedgekeurd Een document met een groen icoon is door de behandelaar goedgekeurd. Dit betekent dat alle velden op de pagina's van het document zijn gecontroleerd en de weigeringsgrond bevestigd.
	Nog niet goedgekeurd Een document met een rood icoon moet door de behandelaar nog worden gecontroleerd en goedgekeurd.
	Deel van een zoekresultaat Een document dat links een oranje verticale band heeft, voldoet aan een zoektekst die bovenaan de lijst van de documenten is ingegeven. Deze oranje aanduiding kan zowel bij goedgekeurde als nog niet goedgekeurde documenten voorkomen.
	Geselecteerd Een document dat door een behandelaar is geselecteerd, wordt aangegeven met een donkerblauwe achtergrond. Op een geselecteerd document kan een behandelaar de naam van het originele bestand wijzigen of het document verwijderen uit het dossier.

4. Hernoemen documenten

De naam van het originele bestand kan door de behandelaar worden gewijzigd door het potlood icoon te selecteren:

Het Scherm

Elementen van het hernoemen document

1. Documentnaam

Geef de nieuwe naam van het document in.

2. Knoppen

Bepaal of de nieuwe naam moet worden bewaard of niet.

	De naam van het document wordt niet gewijzigd.
	De naam van het document wordt gewijzigd.

5. Verwijderen documenten

Bij het behandelen van een dossier kan het nodig zijn om een document te verwijderen, omdat het document buiten reikwijdte valt of omdat het een duplicaat is van een eerder behandeld document in de documentlijst.
Selecteer hiervoor het prullenbak icoon bij het document zelf in de documentenlijst:

Ook is het mogelijk om meerdere documenten te verwijderen d.m.v. de multiselect of via de "Documentoverview".

Voorbereiding	Het verwijderen van documenten is alleen mogelijk met een opengeklapte documentenlijst.
Stap 1	Selecteer de documenten door in de documentenlijst linksonder de checkbox aan te vinken
Stap 2	Selecteer bovenin de knoppenbalk het prullenbak icoon en kies 1 van de volgende opties:
Resultaat	Na akkoord te hebben gegeven of deze echt verwijderd mogen worden (zie hieronder), worden de documenten, in de documentenlijst, nu aangeduid als verwijderd. Na het afronden van het dossier zullen deze documenten definitief verwijderd worden. Bij het export resultaat zullen deze dan ook niet terugkomen. De verwijderde documenten komen wel terug in de inventarislijst.

Het scherm

Elementen van verwijderen document

Knoppen

Bepaal of het document mag worden verwijderd.

	Het document wordt niet verwijderd.
	Het document wordt verwijderd.

6. Document notitie

Bij het behandelen van een dossier kan het nodig zijn om een document notitie toe te voegen.
Hierin kunnen aantekeningen/acties worden meegegeven. De opmerkingen worden ook meegegeven in de inventarislijst in een extra kolom.

Het scherm

Elementen van het toevoegen van een document

Knoppen

	Binnen het notities veld kan een notitie worden meegegeven. Hierin kunnen aantekeningen/acties worden meegegeven.
	Annuleer het toevoegen van de notitie.
	Sla de notitie op.

7. Document taggen

Het is mogelijk om op documentniveau één of meerdere Tags toe te kennen aan een document. Door documenten te taggen kunnen deze makkelijk worden teruggevonden en kunnen acties worden uitgevoerd.

Een deel van de tags wordt al automatisch meegegeven. Zoals de tag "Deels openbaar". De tags worden ook meegegeven in de (tussentijdse) inventarislijst in een extra kolom.

Het scherm

Elementen van het toevoegen van een tag

Knoppen

	Binnen het tag veld kan een tag worden meegegeven. Er is een meerkeuzelijst aanwezig waarbij je de gewenste tag kunt kiezen.
	Er is ook een mogelijkheid om een eigen tag mee te geven. Geef de eigen gekozen tag in bij het vak "Vrije tekst" en kies daarna voor het plus icoon. Hierna kan op deze zelf gecreëerde tag ook gefilterd worden.
	Annuleer het toevoegen van de tag.
	Sla de tag op.

Documentoverview

Bovenaan de documentenlijst bevindt zich de knop om de "Documentoverview" te openen

Het scherm

Elementen

1. Zoeken

Bovenin de "Documentoverview" is het mogelijk om te zoeken naar documenten. De documenten die voldoen aan het zoekresultaat worden vervolgens getoond. Het resultaat wordt aangeduid met een oranje lijn. De zoekfunctie wordt gesloten door op het kruisje te klikken naast het zoekwoord.

Eerder geselecteerde documenten blijven ook geselecteerd om zo het overzicht te bewaren.

	Maak het zoekveld leeg.
	Het zoekresultaat wordt aangeduid met een oranje lijn.

2. Documenten selecteren

Wanneer er via de zoekfunctie een resultaat is ontstaan, kunnen deze resultaten direct worden geselecteerd middels de "Alles selecteren" knop. De selectie ongedaan maken doe je door middel van de "Alles deselecteren" knop te gebruiken.

	Geselecteerd item
	Selecteer het zoekresultaat
	Deselecteer het zoekresultaat

3. Documenten verwijderen

Wanneer een document of meerdere documenten zijn geselecteerd kunnen deze worden verwijderd. Een enkel document wordt verwijderd door het prullenbak icoon vóor het document te selecteren. Via het prullenbak icoon bovenaan de "Documentoverview" kunnen meerdere geselecteerde documenten worden verwijderd.

	Met het prullenbak icoon vóór het document wordt een enkel document verwijderd
	De geselecteerde documenten worden verwijderd

4. Notitie toevoegen

Wanneer een document of meerdere documenten zijn geselecteerd kan er een notitie worden toegevoegd. Deze notitie zal de eventuele bestaande notitie vervangen.

5. Tag toekennen

Wanneer een document of meerdere documenten zijn geselecteerd kan er een tag worden toegekend. Deze tag zal, naast de reeds bestaande tags, worden toegevoegd. Er worden standaard 2 tags getoond. Wanneer er meerdere tags zijn toegekend, aan een document, worden deze aangeduid met een +GETAL. Wanneer op dit getal wordt gedrukt, worden alle toegekende tags zichtbaar.
Tags middels deze functie verwijderen is niet mogelijk.

Meerdere toegekende tags worden zichtbaar wanneer er op het +GETAL wordt geklikt

6. Documenten naar boven/beneden verplaatsen

Wanneer een document of meerdere documenten zijn geselecteerd kunnen deze met één druk op de knop naar boven of beneden worden verplaatst. Dit maakt het op de juiste positie zetten van de documenten een stuk gemakkelijker.

7. Documenten kopiëren en plakken

Wanneer een document of meerdere documenten zijn geselecteerd kunnen deze met het schaar-icoon tussen bepaalde documenten worden geplakt. D.m.v. de plakindicator is het mogelijk de juiste plek te selecteren.

Pagina

Op het centrale gedeelte van het scherm wordt de actuele pagina van een document getoond.
Hierop worden de zones toegevoegd, aangepast, weggelaten en gecorrigeerd.

Het scherm

Elementen van de pagina

1. Huidige pagina

Bij het selecteren van een document in de documentenlijst wordt steeds de eerste pagina getoond in het midden van het scherm.
De eerste knoppen in de knoppenbalk worden gebruikt om door alle pagina's van het document te gaan.

	Ga naar de eerste pagina in het document.
	Ga naar de vorige pagina.
1	Het nummer van de momenteel zichtbare pagina. Geef een paginanummer in om snel een specifieke pagina te tonen.
1	Het aantal pagina's in het document.
	Ga naar de volgende pagina.
	Ga naar de laatste pagina.

2. Positie pagina

Om de inhoud van een pagina beter te kunnen bekijken zijn een aantal knoppen voorzien die toelaten om o.a. in of uit te zoomen.

	Zoom in op de pagina Wanneer de Zoom-in knop wordt gebruikt, blijft deze ongewijzigd bij een volgende pagina binnen hetzelfde document.
	Zoom uit op de pagina Wanneer de Zoom-uit knop wordt gebruikt, blijft deze ongewijzigd bij een volgende pagina binnen hetzelfde document.
	Uitzoomen tot volledige pagina zodat deze volledig kan worden getoond. Wanneer deze functie wordt gebruikt, blijft deze ongewijzigd bij een volgende pagina binnen hetzelfde document.
	Inzoomen naar de breedte van de pagina zodat de volledige breedte kan worden getoond. Wanneer deze functie wordt gebruikt, blijft deze ongewijzigd bij een volgende pagina binnen hetzelfde document.
	Toont een overzicht van alle gevonden zones en weigeringsgronden. Dit overzicht wordt aan de rechterkant onder de zoekfunctie getoond.

3. Positie zones

Op elke pagina worden de zones getekend die automatisch gevonden en handmatig zijn toegevoegd.
Soms gebeurt het dat de getekende zones de betrokken tekst niet helemaal bedekken, bijvoorbeeld omdat in het originele document de positie van de tekst niet exact gelijk was met het beeld van de pagina.

Om dit te verhelpen kunnen alle zones op de pagina in één keer worden aangepast.

	Verschuif alle zones op deze pagina naar boven.
	Verschuif alle zones op deze pagina naar beneden.
	Vergroot de hoogte van alle zones op deze pagina.
	Verklein de hoogte van alle zones op deze pagina.

4. Verwijderen / draaien pagina

Indien tijdens het behandelen van een document blijkt dat een pagina daar niet hoort, dan kan deze alsnog worden verwijderd.
Over de pagina wordt een prullenbakicoon geplaatst. Het is hier ook mogelijk om een pagina te draaien.

	Verwijderen is niet mogelijk De pagina kan niet worden verwijderd, omdat het de enige pagina in het document is. Gebruik verwijder document om het gehele document te verwijderen.
	Verwijderen is mogelijk De pagina kan worden verwijderd.
	Pagina is verwijderd De pagina is gemarkeerd voor verwijdering, dit wordt aangegeven door een verwijder icoon over de pagina. Druk opnieuw op de knop om het verwijderen terug te draaien. De effectieve verwijdering gebeurt pas bij het sluiten van het dossier.
	Pagina draaien De pagina wordt tegen de klok in gedraaid. De door de software gemaakte laksuggesties zullen op deze pagina komen te vervallen. Ook vervalt de tekstselectie. Het handmatig aflakken door gebied zonder tekst te selecteren werkt altijd nog.
	Pagina draaien De pagina wordt met de klok mee gedraaid. De door de software gemaakte laksuggesties zullen op deze pagina komen te vervallen. Ook vervalt de tekstselectie. Het handmatig aflakken door gebied zonder tekst te selecteren werkt altijd nog.

5. Status pagina

Op elke pagina wordt weergegeven of deze al is goedgekeurd.

	Goedgekeurd De pagina is goedgekeurd; alle informatie op de pagina wordt op een juiste manier geanonimiseerd.
	Niet goedgekeurd De pagina is nog niet goedgekeurd, de zones op de pagina moeten nog worden bevestigd en in de tekst moet nog worden gecontroleerd of er nog extra zones nodig zijn.

Vanaf het ogenblik dat alle pagina's in een document zijn goedgekeurd, krijgt het document de status groen.

Een pagina wordt automatisch groen bij het goedkeuren met de Enter toets. Let op: door slechts te bladeren door de documenten worden deze niet goedgekeurd.

6. Pagina

De huidige pagina van een document met alle zones.

De zones op een pagina kunnen in verschillende kleuren worden getoond. Hieronder staat een overzicht van deze kleuren en de betekenis.

	Geselecteerd Deze status wordt aangegeven door een blauwe achtergrond. De zone is geselecteerd door de behandelaar en kan nu worden gewijzigd, o.a. door de grootte wijzigen, een (bulk)actie uit te voeren of te verwijderen.
	Te anonimiseren Deze status wordt aangegeven door een groene achtergrond. De zone zal worden geanonimiseerd.
	Aanduiding Deze status wordt aangegeven door een oranje achtergrond. De zone is automatisch gevonden om de aandacht van de gebruiker te trekken, maar wordt niet standaard geanonimiseerd. Er is een extra handeling nodig om de zone daadwerkelijk te anonimiseren. Wijzig een onzekere zone naar een zekere (te anonimiseren) zone, selecteer de zone en druk op de spatiebalk. Indien de behandelaar de zone ongewijzigd laat, zal deze zone niet meegenomen worden om te anonimiseren.
	Zoektekst Deze status wordt aangegeven door een oranje balk onder het woord (of woorden). Woorden in een document die voldoen aan de zoektekst die rechts is ingevoerd bij Zoek in documenten.
	Altijd aflakken Deze status wordt aangegeven door een blauwe balk onder het woord (of woorden). Woorden die tijdens de behandeling van het dossier zijn toegevoegd aan een Altijd aflakken lijst.

Bovenstaande statussen kunnen ook in combinatie voorkomen.

Een zone kan bijvoorbeeld tegelijk

• Zijn toegevoegd aan een Altijd aflakken lijst (blauwe onderlijning);
• Zijn gevonden in een opgegeven zoektekst (oranje onderlijning) en;
• Zijn geselecteerd door de behandelaar (groene achtergrond).

Beheer zones

Alle handelingen op zones op een pagina.

7. Woord toevoegen als zone

Werkwijze om een enkelvoudig woord toe te voegen.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Klik op het woord met de linkermuisknop.
Stap 2	Indien de selectie tekst bevat dan wordt het volledige woord geselecteerd. Bevat de selectie geen tekst dan kan er geen zone worden aangemaakt. Er kan dan een rechthoek geplaatst worden bovenop het te anonimiseren gedeelte.
Resultaat	De nieuwe zone wordt als geselecteerd getoond. De zone heeft als standaard status Te anonimiseren en de standaard weigeringsgrond. De laatst gebruikte weigeringsgrond wordt gebruikt bij selectie van nieuwe manuele zones

8. Meerdere woorden toevoegen als zone

Werkwijze om meerdere bij elkaar staande woorden als één zone toe te voegen.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Plaats de cursor op het eerste woord van de reeks.
Stap 2	Houdt de linkermuisknop ingedrukt en vorm een rechthoek die alle woorden bevat die samen één zone moeten vormen. De rechthoek wordt aangegeven als een groene onderbroken lijn.
Stap 3	Laat de linkermuisknop los zodra alle woorden zijn geselecteerd.
Resultaat	De nieuwe zone wordt getoond. De zone heeft als standaard status Te anonimiseren en de laatst gebruikte weigeringsgrond. De laatst gebruikte weigeringsgrond wordt gebruikt bij selectie van nieuwe manuele zones.

9. Meerdere zones selecteren

Alle zones kiezen die in een gebied liggen

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Houdt de rechtermuisknop ingedrukt en vorm een rechthoek dat alle zones bevat die moeten worden geselecteerd. De rechthoek wordt aangegeven als een blauwe onderbroken lijn.
Stap 2	Laat de rechtermuisknop los zodra alle zones zijn geselecteerd.
Resultaat	Alle geselecteerde zones worden nu als geselecteerd getoond.

De zones vrij verzamelen

Duid de zones één voor één aan als deze niet met de vorige werkwijze in groep kunnen worden geselecteerd.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Selecteer de losse zones met de linkermuisknop. Telkens wordt de zone eerst geselecteerd (blauw).
Resultaat	Alle geselecteerde zones worden daarna als de status Te anonimiseren getoond (groen).

10. Gebied zonder tekst toevoegen

Werkwijze om een gebied op een pagina waar geen tekst staat (zoals plaatjes) of waar de tekst niet beschikbaar is, toch te kunnen anonimiseren.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Houdt de Shift-knop én linkermuisknop ingedrukt en vorm een rechthoek dat het gebied bevat dat moet worden geselecteerd. De rechthoek wordt aangegeven als een oranje onderbroken lijn.
Stap 2	Laat de linkermuisknop los zodra het gebied is geselecteerd.
Resultaat	De nieuwe zone wordt geselecteerd getoond (blauw). De zone heeft als standaard de status om te anonimiseren en de standaard weigeringsgrond. De laatst gebruikte weigeringsgrond wordt gebruikt bij selectie van nieuwe manuele zones.

11. Zone grootte wijzigen

Alle zones gelijktijdig wijzigen

Maak gebruik van de zone positieknoppen om alle zones op een pagina gelijktijdig te wijzigen in positie of verticale grootte.

Gebruik deze werkwijze niet om een bestaande zone hoger te maken om een ontbrekend woord toe te voegen. Zorg dan dat je opnieuw de zone selecteert waar het betreffende woord zich bevindt.

12. Zones verwijderen

Selecteer de zone (deze wordt blauw) en druk op de Delete-knop om een zone te verwijderen.

13. Data zones

De metadata van zones kan ook worden aangepast.
Het gaat dan o.a. om de gekozen weigeringsgrond of de naam van het veld waar de zone toebehoort.

Acties

De belangrijkste functies zijn allemaal verzameld onder acties.
Acties zoals het zoeken en automatisch aanduiden van woorden die geanonimiseerd moeten worden, het toevoegen van woorden aan een "Altijd aflakken" of een "Altijd openbaar" lijst.

Om de beschikbare werkruimte van de pagina te vergroten, kan de rechterkant met de acties en zoeken in documenten worden dichtgeklapt.

Op dat moment wordt van elke actie enkel het icoon getoond, zoeken in documenten is dan niet mogelijk.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van acties

Er zijn in totaal zeven verschillende hoofdacties:

1. Weigeringsgrond
   Kies een bestaande weigeringsgrond of maak een eigen weigeringsgrond.
    
2. Altijd-aflakken lijst
   Voeg een tekst toe aan een Altijd-aflakken lijst waardoor deze de volgende keer automatisch wordt afgelakt binnen het huidige dossier, maar ook in nieuw geïmporteerde dossiers.
    
3. Altijd-openbaar lijst
   Voeg een tekst toe aan een Altijd-openbaar lijst waardoor deze de volgende keer niet meer automatisch wordt afgelakt binnen het huidige dossier, maar ook in nieuw geïmporteerde dossiers.
    
4. Overal aflakken
   Voeg een tekst toe aan een Overal-aflakken lijst waardoor deze binnen het gehele dossier automatisch wordt afgelakt.
    
5. Overal openbaar
   Voeg een tekst toe aan een Overal-openbaar lijst waardoor deze binnen het gehele dossier niet wordt afgelakt.
    
6. Verwijder alle zones
   Verwijder alle zones. Na deze actie zijn er geen zones meer zichtbaar.
    
7. Maak ongedaan
   Maak de laatst gedane actie ongedaan.

Pagina's die door een actie zijn gewijzigd, moeten opnieuw worden goedgekeurd.

1. Notificaties

Zodra er een actie wordt uitgevoerd, verschijnt er een resultaatbericht.

Dit bericht komt steeds in een groene balk onderaan de pagina en geeft informatie over de uitgevoerde handeling.

Bevestiging

Bij een bevestigingsnotificatie wordt een bericht getoond met een groene achtergrond.
De tekst blijft een beperkte tijd beschikbaar op het scherm en verdwijnt weer automatisch.
De behandelaar kan op het kruisje rechts klikken om het bericht sneller te verwijderen.

Voorbeeld van een bevestigingsnotificatie:

Foutmelding

Bij een foutmeldingsnotificatie wordt een bericht getoond met een rode achtergrond.
Dit bericht blijft staan totdat de behandelaar op het kruisje rechts klikt.

Voorbeeld van een foutmeldingsnotificatie:

2. Weigeringsgrond

Aan elke zone op een pagina kan een weigeringsgrond worden toegewezen. Dit kan via de "Acties" of rechtstreeks op de zone door te dubbelklikken. Kies hiervoor uit een bestaande weigeringsgrond of geef een vrije tekst in als weigeringsgrond.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Weigeringsgrond

Kies bestaande weigeringsgrond

Open- en dichtgeklapt worden alle weigeringsgronden getoond.

Selecteer meerdere zones om de weigeringsgrond allemaal tegelijk aan te passen naar eenzelfde weigeringsgrond.
Het is ook mogelijk in bulkactie de weigeringsgrond te wijzigen. Verander dan eerst de weigeringsgrond van de specifieke zone en kies dan voor Altijd aflakken / Over aflakken / Altijd openbaar / Overal openbaar.

De volgorde waarin de weigeringsgronden worden getoond, wordt tijdens de configuratie bepaald.

Geef eigen weigeringsgrond in

Het eerste element in de lijst van weigeringsgronden is steeds de tekst ‹Vrije tekst›.
Hier kan de behandelaar een eigen weigeringsgrond/tekst ingeven.

3. Weigeringsgrond wijzigen

De weigeringsgrond kan op de volgende manieren worden gewijzigd:

Rechtstreeks op de zone

Dubbelklik op de zone, waardoor het wijzigen weigeringsgrond scherm wordt opgeroepen. Binnen de opgeroepen lijst kan de weigeringsgrond naar keuze worden gekozen.

Via de acties

Stap 1	Selecteer de zone.
Stap 2	Kies van de lijst van Acties de actie 'Weigeringsgrond'.
Stap 3	Kies van de lijst van weigeringsgronden de gewenste weigeringsgrond.
Resultaat	De weigeringsgrond is gewijzigd voor de zone.

Het scherm

Elementen van wijzigen weigeringsgrond

1. Bestaande weigeringsgronden

Kies uit de lijst van bestaande weigeringsgronden.
Kies ‹Vrije tekst› om een eigen weigeringsgrond in te geven.

2. Vrije tekst

Geef de tekst in die als weigeringsgrond moet worden gebruikt.
Hou er rekening mee dat de tekst moet passen in de grootte van de zones op de pagina's.

Deze weigeringsgrond wordt niet toegevoegd als een bestaande weigeringsgrond.

3. Knoppen

Geef aan of de ingegeven of gekozen weigeringsgrond mag worden toegewezen aan de geselecteerde zone(s).

	De weigeringsgrond wordt niet toegewezen aan de geselecteerde zone(s).
	De weigeringsgrond wordt toegewezen aan de geselecteerde zone(s). Een bestaande weigeringsgrond wordt door deze weigeringsgrond vervangen.

4. Naam van de zone wijzigen

Zones moeten altijd op de juiste lijst worden weggeschreven. Een naam valt bijvoorbeeld onder de sublijst "Naam", een adres valt bijvoorbeeld onder de sublijst "Adres" enz.
Om deze te wijzigen moet de zone aan een andere lijst worden toegewezen.

Stap 1	Selecteer de zone.
Stap 2	Kies van de lijst van Acties de actie 'Altijd aflakken of 'Altijd openbaar.
Stap 3	Kies vervolgens van de lijst de gewenste categorie.
Resultaat	De zone is nu toegewezen aan de gekozen categorie.

5. Altijd aflakken

Een Altijd aflakken-lijst bevat woorden die automatisch moeten worden gevonden op alle documenten.
Deze kan bestaan uit meerdere categorieën, zoals "Adres, Functienaam, Telefoonnummer", waardoor het mogelijk is om teksten te groeperen aan de hand van bepaalde onderwerpen.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Altijd aflakken

Altijd aflakken

Elke categorie, zoals "Adres, Functienaam, Telefoonnummer", bevat een opsomming van woorden die automatisch worden gevonden in documenten.
Klik op de naam van de categorie om de gekozen zone toe te wijzen aan de lijst.

Selecteer meerdere zones om deze allemaal tegelijk toe te voegen aan dezelfde Altijd aflakken-lijst.

De categorieën worden bepaald tijdens de configuratie.

6. Altijd openbaar lijst

Een Altijd openbaar-lijst bevat woorden die niet gevonden mogen worden op alle documenten.
Deze kan bestaan uit meerdere categorieën, zoals "Adres, Functienaam, Telefoonnummer", waardoor het mogelijk is om teksten te groeperen aan de hand van bepaalde onderwerpen.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Altijd openbaar

Altijd openbaar

Elke categorie, zoals "Adres, Functienaam, Telefoonnummer", lijst bevat een opsomming van woorden die niet gevonden mogen worden in documenten.
Dit betekent dat indien een woord via andere gedefinieerde regels toch wordt geselecteerd en dat woord ook staat in een Altijd openbaar-lijst, het woord alsnog automatisch wordt verwijderd.
Klik op de naam van de categorie om de gekozen zone toe te wijzen aan de lijst.

Selecteer meerdere zones om deze allemaal tegelijk toe te voegen aan dezelfde categorie lijst.

De lijst wordt bepaald tijdens de configuratie.

7. Overal aflakken

Met deze actie wordt naar het geselecteerde woord gezocht op andere pagina's en in andere documenten binnen hetzelfde dossier. Deze resultaten worden automatisch geselecteerd en geanonimiseerd. Hierdoor wordt vermeden dat een behandelaar meermaals naar hetzelfde woord of tekst moet zoeken en moet anonimiseren op andere pagina's.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Overal aflakken

Overal aflakken tekst

Zoek een geselecteerd of meerdere geselecteerde woorden in de rest van een pagina, document of alle documenten.
Alle woorden die op deze manier worden gevonden, zullen automatisch ook worden geanonimiseerd.
Aan alle woorden wordt automatisch de laatst gebruikte standaard weigeringsgrond toegewezen. Wanneer de weigeringsgrond door de gebruiker is gewijzigd, wordt deze weigeringsgrond meegegeven.

Selecteer meerdere zones om deze allemaal tegelijk te extrapoleren.

Na het Altijd aflakken moeten de pagina's waarop zones gevonden zijn opnieuw geconfirmeerd worden.

Zoekgebied

Kies binnen welk gebied van het dossier het overal aflakken moet worden uitgevoerd.

8. Overal openbaar

Deze actie zal de geselecteerde tekst in alle documenten doorzoeken en verwijderen, waardoor deze tekst openbaar wordt gemaakt. Hiermee kan middels één druk op de knop de geselecteerde tekst worden verwijderd, zodat deze openbaar is.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Overal openbaar

Verwijder waarden

Verwijder de geselecteerde tekst op alle andere locaties.

Selecteer meerdere zones om alle andere zones met dezelfde inhoud in één keer te verwijderen.

Zoekgebied

Kies binnen welk gebied van het dossier het verwijderen van waarden moet worden uitgevoerd.

9. Verwijder alle zones

Deze actie zal alle zones op de pagina's verwijderen.
Hierdoor is er op de betrokken pagina's niets meer te anonimiseren.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Verwijder alle zones

Verwijder alle zones

Verwijder alle automatisch en handmatig gemarkeerde zones op de pagina('s).

Zoekgebied

Kies binnen welk gebied van het dossier het verwijderen van de zones moet worden uitgevoerd.

10. Maak ongedaan

Deze actie zal de laatst uitgevoerde actie terugdraaien.
Hiermee kan een behandelaar bijvoorbeeld een verkeerde toewijzing aan een Altijd aflakken- of Altijd openbaar-lijst herstellen.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Ongedaan maken

Maak ongedaan

De laatst uitgevoerde bulkactie wordt getoond. Dit is de bulkactie die hersteld kan worden.
In het scherm hierboven was de laatst uitgevoerde bulkactie 'Verwijder alle zones'. Dit is de actie die ongedaan zal worden gemaakt.

Maak ongedaan kan alleen de laatst gedane bulkactie terugdraaien.

Zoeken in inhoud van documenten

Gebruik het zoeken in de inhoud van documenten om meteen alle documenten te vinden waar deze tekst is gebruikt.

Het scherm

Elementen van zoeken in documenten

1. Zoektekst

Geef de tekst in waar je naar op zoek bent.

	Start het zoeken in de inhoud van de documenten.
	Maak het zoekveld leeg.

De zoektekst kan bestaan uit meerdere woorden.

De resultaten bevatten enkel de pagina's waar de zoektekst als volledig woord voorkomt.

2. Aantal gevonden pagina's

Indien er pagina's in de documenten zijn gevonden met de ingegeven zoektekst, wordt dit hier met de onderstaande iconen aangegeven.

(Zie printscreen hierboven voor verklaring)

	Ga naar de vorige pagina met de gevonden zoektekst.
2	De laatst geselecteerde pagina uit de gevonden documenten.
8	Het aantal pagina's waarin de zoektekst is gevonden.
	Ga naar de volgende pagina met de gevonden zoektekst.

3. Lijst van de locaties

De lijst bevat voor elke gevonden locatie:

Op de pagina's van de documenten waar de woorden zijn gevonden, worden de resultaten oranje onderlijnd.

4. Voorbeeld

Hieronder een voorbeeld na het zoeken van de tekst 'Griffioenstraat' in de documenten:

Dossier afsluiten

Als alle documenten door de behandelaar zijn gecontroleerd en goedgekeurd, kan het dossier worden afgesloten.
Het is ook mogelijk om een dossier "uit te stellen" zodat er op een later tijdstip aan het dossier verder kan worden gewerkt.

Het scherm

Elementen van Dossier afsluiten

1. Uitstellen en de wijzigingen opslaan

Als een dossier nog niet helemaal is gecontroleerd, zal standaard bij het sluiten van het dossier de eerste optie worden voorgesteld.
Deze optie zal het dossier sluiten en zorgt ervoor dat deze nog beschikbaar blijft voor het vervolg op een later tijdstip. Het dossier krijgt de status "Uitgesteld" mee.

Deze optie wordt steeds standaard voorgesteld als in het dossier nog niet alle documenten zijn geconfirmeerd.

2. Uitstellen en de wijgingen niet opslaan

Als een dossier wordt afgesloten met deze optie, gaan alle handelingen in het dossier verloren.
De inhoud van het dossier wordt teruggezet naar de inhoud van een kwartier geleden. Het dossier krijgt de status "Uitgesteld" mee.

Alle documenten en pagina's die zijn verwijderd worden weer teruggezet.

3. Afronden

Deze optie is alleen actief als in een dossier alle documenten en pagina's zijn goedgekeurd.
Het dossier zal dan worden afgesloten, alle aangebrachte gegevens worden bewaard. Vervolgens doorloopt het dossier de laatste stappen in OCTOBOX tot het afleveren van het definitieve eindresultaat.

Deze optie wordt automatisch voorgesteld als in een dossier alle documenten zijn goedgekeurd.

4. Verwijderen

Als een dossier wordt verwijderd, dan betekent dit dat deze uit de normale verwerkingscyclus wordt gehaald. Dit dossier zal dan niet meer zichtbaar zijn voor de gebruiker in het overzichtsscherm. Het is aan de beheerder het dossier te verwijderen of terug te zetten.

5. Notities

Bij elk van bovenstaande opties kan een bijkomende notitie worden ingegeven.
Deze tekst kan een verduidelijking zijn waarom een bepaalde optie van sluiten is gekozen.

Redenen kunnen o.a. zijn dat:

• Er informatie opgezocht moet worden voordat met het dossier verder kan worden gegaan (Uitstellen en de wijzigingen opslaan);
• De nog niet goedgekeurde documenten moeten door een andere persoon gecontroleerd worden (Uitstellen en de wijzigingen opslaan).

6. Knoppen

	Het dossier wordt niet afgesloten en er wordt teruggekeerd naar de lijst met documenten.
	De gekozen optie om het dossier te sluiten wordt uitgevoerd.

Dossier afronden

Op het moment dat alle documenten in het dossier zijn gecontroleerd, wordt gevraagd het dossier af te ronden.

Het scherm

Elementen van Dossier afronden

Knoppen

Bepaal of het dossier is afgerond.

	Het dossier wordt pas afgerond wanneer er bevestigd is dat je het zeker weet.
	Het dossier wordt nog niet afgerond en er wordt teruggekeerd naar de lijst met documenten.
	Het dossier wordt afgerond en daarmee worden de vervolgstappen doorlopen om een geanonimiseerd resultaat af te leveren.

Dossier downloaden

Op het moment dat je een dossier, of een voorbeeldweergave, wilt downloaden en het dossier is groter dan 2GB, wordt de melding "De gevraagde download is te groot om als 1 Zip-bestand te downloaden. Wil je deze opsplitsen in delen? Weer samenvoegen tot 1 zip bestand vereist 7-zip, Winzip of soortgelijk tool".

Het scherm

Elementen van Dossier downloaden

Knoppen

Bepaal of het dossier wordt gedownload.

	Het dossier wordt niet gedownload en er wordt teruggekeerd naar het validatiescherm.
	Het dossier wordt in verschillende ZIP-parts gedownload.

Scherm

	Het dossier wordt opgesplitst in verschillende delen.
	Het dossier wordt in verschillende delen gedownload.

1. Download samenvoegen

Het Zip-bestand wordt nu in verschillende delen gedownload. Middels het programma 7-Zip kan je de Zip openen en worden de delen automatisch samengevoegd.

Diversen

In dit deel van de helpfile worden een aantal andere werkwijzen, werktechnieken en minder frequente instellingen beschreven.

Standaard instellingen

Anonimiseren wordt gestart met een aantal standaard instellingen, deze zijn voor alle gebruikers identiek en maken het algemeen beheer eenvoudiger.
Met standaard instellingen kunnen o.a. de frequentie van het automatisch vernieuwen van het dossierselectiescherm worden aangepast of de velden van de dossiers die zichtbaar zijn in het scherm.

Sneltoetsen

Om sneller en efficiënter te kunnen werken, zijn er een aantal sneltoetsen ingebouwd.

Pagina functies beschikbaar bij Pan- en Selectie-mode

Overzicht functies

Kleurgebruik

Zoekgebied acties

Bepaal in welk gebied van het dossier een bepaalde actie moet worden uitgevoerd.

Het scherm

Elementen van Zoekgebied acties

Acties worden uitgevoerd op pagina's in het dossier.
Een behandelaar kan kiezen uit een aantal uitvoeringsgebieden die elk een steeds groter deel van het dossier kunnen bevatten.

	Op de huidige pagina De gekozen actie wordt enkel uitgevoerd op de huidige pagina.
	Op het huidige document De gekozen actie wordt enkel uitgevoerd op de pagina's van het huidige geselecteerde document.
	Op alle documenten De gekozen actie wordt uitgevoerd op alle documenten in het dossier.
	Op ongecontroleerde documenten De gekozen actie wordt enkel uitgevoerd op alle ongecontroleerde documenten. Alle pagina's worden (opnieuw) bekeken, dus ook de pagina's in het document die al zijn goedgekeurd