OCTOBOX Anonimiseren AI - Monitoring

versie 11 maart 2024

OCTOBOX Anonimiseren

OCTOBOX Anonimiseren is gebouwd om te voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving. Alle gegevens worden door OCTOBOX Anonimiseren gevonden én weggelakt op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De software weet precies wat er wél en niet moet worden geanonimiseerd of waar het uiteindelijk gepubliceerd moet worden. Met OCTOBOX Anonimiseren worden omvangrijke dossiers zo efficiënt en kwalitatief mogelijk geanonimiseerd.

Met de standaard inrichting, maar ook met klant specifieke wensen worden documenten vakkundig geanonimiseerd.

Enkele functies van OCTOBOX Anonimiseren AI zijn:

OCR doorzoekbaar maken
Voorgelakt resultaat op basis van Artificial Intelligence, algoritmen en lijsten
Gebruik van "Altijd aflakken" en "Altijd openbaar" lijsten
Toewijzen van weigeringsgronden
Het anonimiseren van verschillende bestandsextensies
Opstellen van tijdslijn (optioneel)
Ontdubbelen van identieke documenten (optioneel)
Behandelen van grote dossiers
Zekerheid dat 'weg' ook echt 'weg' is
Meerdere uitvoerformaten

Contact informatie

Adresgegevens

OCTOBOX Nederland
"Huis Omega"
Oostdam 10
3441 EN Woerden
Nederland
085 - 080 56 26

Meer informatie

Voor meer informatie over onze producten, stuur een email naar postbus@octobox.nl

Support informatie

Voor ondersteuning van onze producten, stuur een email naar support@octobox.nl

Schermbeschrijving

In dit deel van de helpfile worden de elementen beschreven waar een beheerder mee zal werken.

Alle monitoring functionaliteiten zijn via één scherm te bereiken.
Er zijn twee centrale onderdelen:

Monitor dossieroverzicht

In de monitor wordt een lijst van alle dossiers in verwerking getoond die door gebruikers en/of systemen zijn geïmporteerd. Deze dossiers zijn alleen zichtbaar voor de gebruikers die over de juiste rechten beschikken.

Het overzicht wordt getoond bij het benaderen van de software via de specifieke URL die voor jouw organisatie is aangemaakt. Het overzicht is tevens te benaderen via het Monitor tabblad. Indien je als beheerder bent aangemeld, dan heb je altijd beschikbaarheid over deze functionaliteit.

Elementen in de Monitor

1. Zoeken

Gebruik de zoekfunctie om in de lijst van beschikbare dossiers te zoeken naar een specifieke dossier. De zoekfunctie zal de gegevens doorzoeken binnen alle kolommen en de dossiers die voldoen aan het zoekresultaat tonen.

De dossiers worden doorzocht tijdens het ingeven van de zoektekst. Er is dus geen Enter of confirmatie nodig om het zoeken te starten.

2. Lijst van dossiers in verwerking

In het dossieroverzicht wordt een lijst van beschikbare dossiers getoond. Deze dossiers zijn enkel en alleen zichtbaar voor de gebruikers die hier rechten toe hebben. Als beheerder zijn alle dossiers die in het systeem ter verwerking zijn aangeboden zichtbaar en is het mogelijk de volledige trial inzichtelijk te maken, aanvullend zijn er een handelingen die je kan uitvoeren waaronder het opnieuw verwerken, het wijzigen van statussen of het verwijderen van dossiers.

Uitleg monitor kolommen en kenmerken

Kolom

Inhoud

Unieke identificatienummer van het dossier.

Proces

Procesnaam, opgegeven bij de technische configuratie.

Activiteit

De activiteit waar de software zich in bevindt voor de betreffende verwerking volgens de Flow die hiervoor is ingericht.

Info

Info is een kenmerk die in de configuratie kan worden meegegeven.

Omschrijving

Omschrijving van het dossier, zoals door de gebruiker ingevoerd.

Account

De accountnaam voor het betreffende dossier.

Flow

De workflow naam voor het betreffende dossier.

Status

Status van het dossier, mogelijk statussen zijn:

	De software of gebruiker is bezig met het verwerken.
	Het dossier is gereed om door de service of door de gebruiker verwerkt te worden op basis van de activiteit.
	Het dossier is door de gebruiker uitgesteld. In het dossieroverzicht staat het dossier dan op status 'uitgesteld'. Op ieder moment kan het dossier weer worden geopend.
	Het dossier is door een beheerder op gereserveerd geplaatst, hierdoor zien gebruikers het dossier niet in hun overzicht terug. Dit kan altijd worden teruggedraaid.
	Het dossier is door de gebruiker afgewezen. Het dossier is hierdoor niet meer zichtbaar voor gebruikers en kan enkel door een beheerder worden teruggeplaatst of verwijderd.
	Wanneer een dossier niet door de software kon worden verwerkt ontstaat de status "Error".

Notitie

Een notitie die is meegegeven door een gebruiker indien het dossier is uitgesteld of afgewezen, tevens worden hier ook notities weergeven vanuit de software indien er een fout optreedt.

Gebruiker

Naam van de laatste persoon die het dossier heeft geopend.

#Docs
Bijv. 33 (+4)

Het aantal documenten dat in dit dossier behandeld kan worden.
Wanneer een 2e getal tussen haakjes wordt weergeven, bevat de batch een aantal documenten die niet konden worden verwerkt. Deze documenten zullen in een uitvalmap worden geplaatst die wordt aangeboden bij het downloaden van het dossier.

Datum

Datum en tijdstip waarop het dossier is aangemaakt.

Sorteren van kolommen

Het overzicht van dossiers kan ook worden gesorteerd op basis van de beschikbare kolommen.
Om een kolom te sorteren, is het voldoende om op de kolom te klikken.

Er zijn 3 statussen waarin een kolom zich kan bevinden:

	In stijgende volgorde Bij een sortering in stijgende volgorde wordt naast de naam van de kolom een pijltje gezet met de punt naar *boven*. Het pijltje wordt blauw als indicatie dat deze kolom een sortering bevat.
	In dalende volgorde Bij een sortering in dalende volgorde wordt naast de naam van de kolom een pijltje gezet met de punt naar *beneden*. Het pijltje wordt blauw als indicatie dat deze kolom een sortering bevat.
	Niet gesorteerd Als de kolom niet gesorteerd is, wordt er *geen* pijltje getoond en wordt er standaard gesorteerd op tijdstip waarop een dossier voor het eerst is geïmporteerd in de software.

Vergrendelen, filteren en selecteren van kolommen

Vergrendelen	Kolommen worden hiermee vergrendeld zodat ze niet aanpasbaar zijn.
Filter	Specifieke filters instellen voor de inhoud van de kolommen.
Kolommen	Selecteer welke kolommen je wil verbergen of zichtbaar maken.

3. Aantal dossiers

Rechts onderin geeft een getallenreeks aan hoeveel dossiers (elementen) er in het overzicht staan. Er worden standaard 15 dossiers per pagina getoond. Links onderin is het mogelijk het filter aan te passen naar 30 of 50 per pagina. Tevens kun je bladeren door de hoeveelheid dossiers die in de software zijn geïmporteerd.

4. Knoppen

	Lijst dossiers verversen De lijst van dossiers wordt automatisch elke 30 seconden ververst. Het is uiteraard ook mogelijk dit zelf te doen door op de knop te klikken.
	Logging Druk op deze knop om naar het logging scherm te gaan. Selecteer hier een service om de live logging te volgen.
	Instellingen Druk op instellingen om de instellingen te wijzigen of om uit te loggen.
	Home Druk op het logo om terug te keren naar het reguliere overzicht voor gebruikers. Hiermee verlaat je de monitor module.

5. Handelingen op dossiers uitvoeren

Als beheerder is het mogelijk om middels de monitoring module handelingen uit te voeren op een dossier. Dit doe je door het rechtermuis-menu op te roepen.

Bij het uitvoeren van deze handelingen is het van belang dat hier zorgvuldig mee wordt omgegaan, voer enkel acties uit met toestemming van de behandelaar.

De activiteit en de status zijn samen leidend voor het correct uitvoeren van een handeling. Bij de status "Processing" is het dossier door een behandelaar of het systeem in gebruik. Het uitvoeren van acties kan dan mogelijk tot conflicten, verlies van voortgang, verlies van data of grove fouten leiden.

De activiteiten worden bepaald tijdens de configuratie, aan de hand van de klantwensen.

Elementen rechtermuis-menu

Verwerk opnieuw	Het dossier wordt volledig opnieuw verwerkt volgende de meest recente configuratie/ instellingen.
Verwijder	Het dossier wordt verwijderd. Bij het verwijderen worden ook alle gegevens en bronbestanden verwijderd van de server.
Wijzig status	Wijzig de status van het dossier voor de gebruikers. Zie statussen.
Wijzig prioriteit	Wijzig de prioriteit van het dossier. Standaard wordt er een gemiddelde prioriteit van 5 op de 10 gegeven. Indien de prioriteit naar 1 wordt gewijzigd, dan krijgt dit dossier voorrang op de rest. Bij gelijke prioriteiten speelt datum en tijdstip van importeren een rol.
Terugzetten naar activiteit	Voer een rollback uit voor het betreffende dossier. Het dossier wordt teruggedraaid naar de activiteit naar keuze.
Log	Download het uitgebreide logbestand van het betreffende dossier.
Historiek	Zie de historie / audit trail van het betreffende dossier. De historie geeft aan welke stappen het systeem of de gebruiker(s) genomen heeft met een weergave van gebruikersnaam, datum en tijdstip.
Forceer verwijderen	Forceer verwijderen zorgt ervoor dat het dossier geforceerd wordt verwijderd. Dit is anders dan de functie verwijderen. Forceer verwijderen verwijderd enkel een record in het overzicht, maar zal niet data binnen de omgeving opschonen. Gebruik dit enkel in het geval dat een record niet uit het overzicht wil verdwijnen na het gebruiken van verwijderen.

Historiek scherm

Via het rechtermuis-menu kan de beheerder de historie/audit trial van een dossier opvragen.

In het historiek scherm zijn alle stappen te zien welke een dossier heeft doorlopen. Dit betreft alle handelingen door een beheerder, gebruiker of het systeem.

Elementen in historiek scherm

Activiteit	De activiteit of module binnen de flow waar het systeem zich in bevond gedurende de start tot einde periode.
Start	Datum en tijdstip voor de start van de betreffende activiteit en/of handeling door de gebruiker of het systeem.
Einde	Datum en tijdstip voor het einde van de betreffende activiteit en/of handeling door de gebruiker of het systeem.
Gebruiker	De gebruiker of service tijdens het uitvoeren van activiteit en/of handeling.
Status	De status die is toegewezen door een gebruiker, beheerder of het systeem. Bij correcte afhandeling of verwerking geeft het systeem automatisch een completed/voltooid status aan.
Notities	Notities door het systeem m.b.t. handelingen door gebruikers, beheerders of notities die via een module door een gebruiker zijn opgegeven.

6. Logging

Wanneer je beschikt over rechten tot de monitor module, is het mogelijk om de live logging in te zien. Deze heeft betrekking tot de verwerking. Dit kan door links bovenin op het tabblad logging te klikken.

In de livelogging is, indien de services actief zijn, te volgen welke acties er sequentieel plaatsvinden. De logging is als volgt opgebouwd:

Datum

Tijdstip

CPU Thread

PID / Unieke ID

Handeling / activiteit

Melding

Stacktrace (bij foutmelding)

De logging is identiek aan de logbestanden die te downloaden zijn vanuit de monitor, zie Log. Indien zich een fout voordoet is dit altijd in de logging terug te zien. Bij verzoeken tot support kan om de logging (op basis van een ID) worden gevraagd door uw systeembeheerder.

Diversen

Notificaties

Zodra er een actie wordt uitgevoerd, verschijnt er een resultaatbericht.
Dit bericht komt steeds in een groene balk onderaan de pagina en geeft informatie over de uitgevoerde handeling.

Bevestiging

Bij een bevestigingsnotificatie wordt een bericht getoond met een groene achtergrond.
De tekst blijft een beperkte tijd beschikbaar op het scherm en verdwijnt weer automatisch.
De behandelaar kan op het kruisje rechts klikken om het bericht sneller te verwijderen.

Voorbeeld van een bevestigingsnotificatie:

Foutmelding

Bij een foutmeldingsnotificatie wordt een bericht getoond met een rode achtergrond.
Dit bericht blijft staan totdat de behandelaar op het kruisje rechts klikt.

Voorbeeld van een foutmeldingsnotificatie: