OCTOBOX Anonimiseren AI - Aanmaken, beheren en afronden van dossiers

OCTOBOX Anonimiseren

OCTOBOX Anonimiseren AI (Artificial Intelligence) is gebouwd om te voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving. Alle gegevens worden door OCTOBOX Anonimiseren AI gevonden én weggelakt op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De software weet precies wat er wél en niet moet worden geanonimiseerd of waar het uiteindelijk gepubliceerd moet worden. Met OCTOBOX Anonimiseren AI worden omvangrijke dossiers zo efficiënt en kwalitatief mogelijk geanonimiseerd.

Met de standaard inrichting, maar ook met klant specifieke wensen worden documenten vakkundig geanonimiseerd.

Enkele functies van OCTOBOX Anonimiseren AI zijn:

• Efficiënt behandelen van grote dossiers door het maken van subsets en het monitoren van de voortgang
• Zekerheid dat 'weg' ook echt 'weg' is
• Meerdere uitvoerformaten
• Tussentijds toevoegen van bestanden
• Bewerken van de definitieve geanonimiseerde versie
• Door het gebruik van Smart Tags kun je documenten makkelijker verwerken en beter met elkaar samenwerken.
• Middels de "Documentoverview pop-up" kunnen verschillende acties op meerdere documenten tegelijk worden doorgevoerd.
• OCR doorzoekbaar maken
• Voorgelakt resultaat op basis van Artificial Intelligence, algoritmen en lijsten
• Gebruik van "Overal aflakken" en "Overal openbaar" inclusief een aanleerfunctie
• Toewijzen van weigeringsgronden
• Verschillende bestandsextensies kunnen worden geanonimiseerd
• Opstellen van tijdslijn (optioneel)
• Ontdubbelen van identieke documenten

Contact informatie

Adresgegevens

OCTOBOX Nederland
"Huis Omega"
Oostdam 10
3441 EN Woerden
Nederland
085 - 080 56 26

Meer informatie

Voor meer informatie over onze producten, stuur een email naar postbus@octobox.nl

Dossieroverzicht

In het dossieroverzicht wordt een lijst van geüploade dossiers getoond. In dit overzicht worden alleen de dossiers getoond waar de gebruiker rechten toe heeft.
Het dossieroverzicht wordt automatisch getoond bij het benaderen van de software via de specifieke URL.

Het scherm

Onderdelen van het dossieroverzicht

1. Lijst van geüploade dossiers

Hier staan de dossiers welke zijn geüpload en waar de specifieke gebruiker toegang tot heeft.

2. Aanmaakdatum dossier

De datum die is vastgelegd bij het aanmaken van het dossier.

3. Verloopdatum dossier

De datum waarop de aanvraag verloopt. Deze wordt door de coördinator meegegeven en is aanpasbaar.

4. Status dossier

Een dossier kan verschillende statussen hebben.

5. Bezwaar/Beroep datum

De datum die door de coördinator is meegegeven tot wanneer de bezwaar- of beroepstermijn loopt.

6. Percentage afgeronde dossiers

Een voortgangsbalk geeft aan hoe ver het dossier gevorderd is. Het percentage toont hoeveel documenten in het dossier zijn afgerond ten opzichte van het totaal.

7. + Nieuw

Creëer hier een nieuw dossier.

8. Dossierrapportage

Download hier een rapportage (.json) van een (historisch) dossier om inzicht te krijgen in de doorlooptijd. Dit bestand kan worden geïmporteerd in Power BI (of een vergelijkbare applicatie) om managementrapportages en analyses op te stellen.

9. Filters

Met deze filters kun je dossiers sorteren op termijn (verlopen, bijna verlopen of binnen termijn) of op een specifieke status.

10. Notificaties

Hier staat weergeven of- en hoeveel er notificaties er voor de gebruiker zijn.

11. Weergave actieve virtuele tenant

Hier staat weergegeven in welke virtuele tenant/omgeving je aan het werk bent. De informatie is permanent zichtbaar in de interface, zodat je altijd kunt verifiëren in welke omgeving je actief bent.

Dossier aanmaken

Via de knop ‘Nieuw’ in het dossieroverzicht kan een nieuw dossier worden gecreëerd.

De pop-up

Onderdelen van de pop-up

1. Dossiernaam

Hier kan de naam van het dossier ingevuld worden.*

2. Naam verzoeker

Hier kan de naam van de verzoeker ingevuld worden.

3. Aanvraag verloopt op

Hier kan de datum meegegeven worden wanneer de aanvraag verloopt.*

4. Selecteer een proces

Selecteer hier het proces waar het dossier onder moet komen te staan. Binnen het proces is gedefinieerd welke lakregels actief zijn. Bijvoorbeeld voor Woo, VTH, AVG etc.

5. Exporteer naar workflow

Indien een koppeling met een ander systeem is gerealiseerd, kan hier het systeem worden geselecteerd waarnaar de gegevens geëxporteerd moeten worden.

6. Opslaan

Met deze knop sla je het dossier op en wordt deze automatisch gecreëerd. Het dossier verschijnt in het overzicht en heeft een uniek ID-nummer meegekregen.

*LET OP! De dossiernaam en de naam van de verzoeker moet minimaal 5 en mag maximaal 255 karakters lang zijn. De verloopdatum mag niet in het verleden liggen. Dit zijn verplichte velden.

Statussen

Een dossier kan verschillende statussen hebben. De coördinator van het Woo-verzoek is verantwoordelijk voor het bijhouden van deze statussen.
Binnen de Dossier Manager zijn de volgende statussen beschikbaar om aan een dossier toe te kennen.

1. Nieuw

Het dossier is geïmporteerd, maar nog niet in behandeling genomen.

2. In bewerking

Het dossier is in bewerking door een behandelaar of meerdere behandelaars.

3. Bezwaartermijn

Beslistermijn van het bezwaar van de verzoeker tegen het Woo-besluit.

4. Beroepstermijn

Beslistermijn van het beroep niet tijdig beslissen van verzoeker.

5. Concept

Het dossier staat op concept. Een tussentijdse versie ligt ter beoordeling binnen de organisatie.

6. Afgerond

Dossier is helemaal afgerond, alle termijnen zijn behaald of verlopen (in bezwaar/beroep gaan). Bij het bereiken van deze status dient het dossier te worden verwijderd.

Een Beheerder kan per organisatie specifieke statussen aanmaken die binnen een dossier beschikbaar zijn om te selecteren. Verdere uitleg hierover wordt gegeven tijdens de Beheerdersopleiding.

Notificaties

Behandelaars en Coördinatoren hebben de beschikking over een eigen notificatiescherm. Hier verschijnen meldingen over toewijzingen aan dossiers of belangrijke data, zodat geen enkele taak aan de aandacht ontsnapt. Rechts van het e-mailadres wordt aangegeven of er notificaties zijn, weergegeven als een rode bol met daarin een getal. Wanneer met de muis over het e-mailadres wordt bewogen, verschijnt het item Notificaties.

Het scherm

In dit scherm worden de verschillende notificaties getoond. Zo wordt hier onder andere weergeven of de status van een dossier is verlopen of dat je bent toegevoegd aan een (nieuw) dossier.

Aan de rode bolletjes is te zien of het om nieuwe notificaties gaat. Zodra een notificatie is bekeken, verdwijnt het rode bolletje. Notificaties kunnen ook worden verwijderd. Dit kan door één of meerdere notificaties te selecteren met behulp van de selectievakjes, of door alle notificaties in één keer te selecteren en te verwijderen.

Dossierrapportage

Het scherm

In dit scherm is het mogelijk om een rapportage van dossiers te downloaden. De rapportage wordt beschikbaar gesteld als een .json-bestand, dat kan worden geïmporteerd in Power BI of een vergelijkbare applicatie. Hiermee kunnen managementrapportages, analyses en inzichten worden opgesteld op basis van de dossiergegevens.

Rapportages zijn met name geschikt voor afgeronde dossiers, omdat alle relevante dossierinformatie, aantallen en doorlooptijden dan volledig beschikbaar zijn.

De rapportagegegevens zijn gebaseerd op een dagelijkse momentopname van de gegevens. Hierdoor zijn wijzigingen die gedurende de dag worden aangebracht pas zichtbaar nadat de volgende momentopname heeft plaatsgevonden.

Onderdelen van de pop-up

1. Zoekfunctionaliteit / filtering

Via de zoekbalk kan direct worden gezocht naar een specifiek dossier. Met behulp van de filterfunctie kunnen dossiers worden gefilterd op een bepaalde periode waarin actief aan het dossier is gewerkt, zodat eenvoudig de gewenste dossiers kunnen worden teruggevonden.

2. Keuzemogelijkheid

In de rapportage kan worden geselecteerd welke gegevens worden opgenomen. De volgende opties zijn beschikbaar:

Toon betrokken gebruikers – Het aantal gebruikers dat betrokken is geweest bij het dossier wordt weergegeven.
Toon documenttelling – Het aantal documenten dat binnen het dossier is verwerkt, wordt weergegeven.
Toon doorlooptijden – De totale doorlooptijd van het dossier en de doorlooptijd per dossierstatus worden weergegeven.
Toon paginatelling – Het aantal pagina’s wordt weergegeven, zowel per dag als voor het dossier in totaal.

3. Dossier selectie

In dit overzicht is het mogelijk om te bepalen voor welke dossiers een rapportage wordt samengesteld. Hiervoor kunnen alle dossiers in één keer worden geselecteerd of kan een specifieke selectie worden gemaakt met behulp van de selectievakjes aan de linkerkant. Daarnaast wordt in dit overzicht de aanmaakdatum van de getoonde dossiers weergegeven.

Houd er rekening mee dat bij dossiers die vóór 8 juli zijn aangemaakt, bepaalde informatie in de rapportage kan ontbreken.

4. Download rapportage

Met deze knop wordt een dossierrapportage gedownload als een .json-bestand, op basis van de geselecteerde dossiers en de aangevinkte rapportageopties.

Dossierscherm

Vanuit het dossieroverzicht kan een dossier worden geopend door op het betreffende dossier te klikken.

Het scherm

Elementen binnen het aangemaakte dossier

1. Voortgang

Hierin is de voortgang van het dossier te zien. In de grafiek is zichtbaar hoeveel documenten nog in bewerking zijn, hoeveel documenten zijn afgerond, hoeveel documenten op dat moment worden geanonimiseerd, uit hoeveel subsets het dossier bestaat en hoeveel documenten zijn uitgevallen. Dit zijn de verschillende onderdelen van het Voortgangsscherm.

2. Documenten

Hier zijn alle documenten te zien die zijn toegevoegd zijn aan dit dossier. Dit zijn de verschillende onderdelen van het Documentenoverzicht.

3. Subsets

Een dossier kan worden onderverdeeld in subsets. Zo kunnen meerdere personen tegelijk werken in een dossier en kan de hoeveelheid werk goed worden verdeeld. Ook bevordert dit het zienswijze-proces. Dit zijn de verschillende onderdelen van het Susbsetscherm.

4. E-mails

E-mailclustering is een functie in de software die helpt om e-mails automatisch te ordenen. De software kijkt naar overeenkomsten tussen e-mails en zet deze e-mails bij elkaar. Dit maakt het makkelijker voor gebruikers om specifieke kenmerken binnen een mail terug te vinden. Ook e-mails zonder relatie worden hier weergegeven.

5. Instellingen

Voor Coördinatoren is er een aparte instellingenpagina beschikbaar, waarmee dossierinstellingen kunnen worden beheerd. Hier kan worden ingesteld of documenten met identieke inhoud binnen een dossier automatisch worden ontdubbeld en kan zelfs de opbouw van de inventarislijst worden bepaald.

6. Opmerkingen

Alle documenten waarvoor tijdens de validatiesessie Opmerkingen zijn geplaatst, worden hier weergegeven. In dit overzicht kunnen alle beschikbare notificaties worden bekeken en afgehandeld.

7. ID-nummer / Naam dossier

Hier is het unieke ID-nummer te zien van het hoofddossier. Tevens wordt hier de naam getoond welke bij het creëren van het dossier is meegegeven. Wanneer je op de naam klikt, kan deze ook worden aangepast.

8. Status dossier

Hier is de status van het dossier te zien. Wanneer je op de status klikt, kan deze ook worden aangepast. Een dossier kan verschillende statussen hebben.

9. Exporteer dossier

Hier kan het gehele dossier gedownload worden. Denk aan de inventarislijst, tussentijdse versie, originele documenten, geanonimiseerde documenten en uitval documenten.

In deze pop-up kunnen aanvullende annotaties voor geanonimiseerde documenten worden ingesteld.

Het is mogelijk om de bestandsnaam op de eerste pagina van geanonimiseerde documenten af te drukken. Daarnaast kan een doorlopende paginanummering worden toegevoegd. Wanneer deze optie wordt geselecteerd (alleen beschikbaar in combinatie met een inventarislijst), wordt het paginanummer rechtsonder op de geanonimiseerde documenten geplaatst.

Ook kan een documentannotatie worden toegevoegd. Hierbij kan worden gekozen voor een positie rechtsboven, linksboven, rechtsonder of linksonder op de pagina. Deze optie is eveneens uitsluitend beschikbaar in combinatie met een inventarislijst. Wanneer deze wordt ingeschakeld, wordt het documentnummer uit de inventarislijst op de geanonimiseerde documenten afgedrukt.

Na het klikken op de knop ‘Exporteer’ wordt het dossier klaargezet voor download. Klik op ‘Download export’ om het dossier te downloaden. De instellingen van uw systeem bepalen waar de download wordt opgeslagen.

10. Aangemaakt

Hier wordt de aanmaakdatum weergegeven die bij het aanmaken van het dossier is vastgelegd. Wanneer je op de datum klikt, kan deze ook worden aangepast.

11. Verloopt

Hier wordt de datum weergegeven waarop het verzoek verloopt. Deze datum is bij het aanmaken van het dossier vastgelegd. Wanneer je op de datum klikt, kan deze ook worden aangepast.

12. Einddatum bezwaar- of beroepstermijn

De datum wanneer het bezwaar of beroep op dit verzoek vervalt. Wanneer je op de datum klikt, kan deze ook worden aangepast.

13. Verzoeker

Hier wordt de naam van de verzoeker weergegeven. Deze is bij het creëren van het dossier meegegeven. Wanneer je op de naam klikt, kan deze ook worden aangepast.*

14. Proces

Hier wordt weergegeven op basis van welk proces het dossier is aangemaakt. Dit is relevant omdat binnen dezelfde omgeving meerdere processen beschikbaar kunnen zijn.

15. Gebruikers

Hier wordt weergegeven hoeveel gebruikers toegang hebben tot dit dossier. Door hierop te klikken, opent een pop-up waarin nieuwe gebruikers aan het dossier kunnen worden toegevoegd.

16. Verwijder dossier

Met de knop 'Verwijder dossier' kan het volledige dossier worden verwijderd. In een pop-up zal een bevestiging gevraagd worden voor het definitief verwijderen. Het dossier wordt niet automatisch verwijderd. Het verwijderen hiervan valt onder de verantwoordelijkheid van de coördinator.

Voortgangsscherm

Binnen het voortgangsscherm wordt getoond wat de status is van een dossier. Hoeveel bestanden zijn er in dit dossier aanwezig? Hoeveel documenten zijn er in bewerking en hoeveel al geanonimiseerd?

Het scherm

Onderdelen van het Voortgangsscherm

1. Bestanden

Hier wordt het totaal aantal bestanden binnen dit dossier weergegeven.

2. In behandeling

Het aantal documenten wat actief in behandeling is. Dit zijn de documenten met de documentstatus status ‘Opgeslagen’.

3. Geanonimiseerd

Het aantal documenten dat door de behandelaar is geanonimiseerd. Dit zijn de documenten met de status ‘Afgerond’.

4. Subsets

Hier wordt aangegeven hoeveel subsets dit dossier bevat.

5. Uitval

Hier wordt aangegeven hoeveel documenten er niet konden worden verwerkt binnen dit dossier. Dit zijn de documenten met de status ‘Uitval’.

6. Filter

Met het filter kan worden gefilterd op startdatum, einddatum en frequentie. Zo heb je als Coördinator van het dossier direct een overzicht per instelling.

Documentenoverzicht

Alle documenten die binnen dit dossier zijn geüpload, zijn hier terug te vinden

Het scherm

Onderdelen van het Documentenoverzicht

1. Zoekbalk

Met behulp van de zoekbalk kunnen specifieke documenten worden opgezocht door bijvoorbeeld te zoeken op de bestandsnaam

2. Filters

De filters 'Statussen, Subsets en Tags' kunnen worden gebruikt om de verschillende onderdelen te filteren. Alleen de documenten die aan de geselecteerde filters voldoen, blijven zichtbaar wanneer de filter is toegepast.

3. Selectie

Door het vakje voor het document aan te klikken, selecteer je een document. Er kunnen meerdere documenten worden geselecteerd en middels de bulkacties worden bewerkt. Met de SHIFT-toets kunnen meerdere documenten tegelijkertijd worden geselecteerd, waardoor het niet nodig is elk document afzonderlijk aan te vinken. Documenten met bijlagen moeten ook individueel worden geselecteerd.

4. Docnr

Ieder document krijgt een documentnummer mee. Dit documentnummer komt ook terug in de inventarislijst. Het documentnummer geeft aan welke positie het document heeft in de totale reeks. Het documentnummer wordt automatisch aangepast wanneer een andere sortering binnen het dossier wordt toegepast.

5. Bestandsnaam

De bestandsnaam van het geïmporteerde document. Als het document door de software is geanonimiseerd, dan is het mogelijk een preview te zien door op de bestandsnaam te klikken.

6. Pagina's

Het aantal pagina’s dat het document bevat.* Na het verwijderen van pagina’s in het document via het validatiescherm wordt het aantal pagina’s dat hier wordt weergegeven aangepast.

*LET OP! Het aantal pagina's in het document wordt weergegeven wanneer het document is geanonimiseerd.

7. Creatiedatum

Hier wordt de creatiedatum van het document getoond mits dit uit de metadata te halen valt. Er kan op de creatiedatum worden gesorteerd, zodat de volgorde van de documenten binnen het dossier wordt aangepast.*

*LET OP! Filteren is tijdelijk, maar beïnvloedt wel de documentvolgorde. Controleer altijd of de sortering goed staat en verwijder actieve filters () om verwarring te voorkomen.

8. Uploaddatum

Dit is de datum wanneer het document is toegevoegd aan het dossier. Er kan op de uploaddatum worden gesorteerd, zodat de volgorde van de documenten binnen het dossier wordt aangepast.*

*LET OP! Filteren is tijdelijk, maar beïnvloedt wel de documentvolgorde. Controleer altijd of de sortering goed staat en verwijder actieve filters () om verwarring te voorkomen.

9. Subset

Hier is te zien of een document in een subset aanwezig is. Een document kan in meerdere subsets aanwezig zijn.

10. Notitie

De toegevoegde notities zijn hier terug te vinden.

11. Tags

De toegevoegde tags zijn hier terug te vinden.

12. ID

Ieder document krijgt van de software een ID mee. Dit ID is belangrijk voor OCTOBOX om eventuele problemen met een document te kunnen onderzoeken en dit nummer blijft altijd gelijk, ongeacht ordening of sortering. Tevens komt in de inventarislijst het ID-nummer terug, zodat dit overzichtelijk is in bijvoorbeeld een zienswijzeproces.

13. Status

De status van het document binnen het dossier. Een document kan verschillende statussen hebben.

14. Sortering

Als behandelaar kan de sortering worden aangepast, door op een kolom te klikken. Middels het kruisje kan de standaard sortering weer worden hersteld.

15. Actiemenu

Door op de drie puntjes ( ⁝ ) achter een document te klikken verschijnt er een actiemenu waarmee verschillende acties op het document uitgevoerd kunnen worden.

16. Opmerking in document

Wanneer er een rood bolletje naast het actiemenu verschijnt, betekent dit dat er een opmerking beschikbaar is om te bekijken. Via het actiemenu kun je de opmerking openen en er direct naartoe navigeren.

17. Aantal pagina's met documenten

Met behulp van de pijlen kun je tussen pagina’s wisselen.

18. Alle documenten selecteren

Het is mogelijk om alle documenten te selecteren.

19. Automatisch verversen pauzeren

Het documentenoverzicht wordt automatisch ververst. Je kunt dit automatisch verversen pauzeren, zodat het overzicht stabiel blijft tijdens het werken. Dit voorkomt onderbrekingen en helpt je efficiënter te werken.

20. Bulkacties

Via de bulkacties kan je een actie uitvoeren op alle geselecteerde bestanden tezamen.

Documenten toevoegen

Met de knop 'Toevoegen' kunnen documenten worden toegevoegd aan het dossier of direct in een subset. Alle bestandsextensies worden ondersteund en kunnen onderdeel uitmaken van het dossier.

Om documenten aan het dossier toe te voegen, kunnen deze worden gesleept of via 'Selecteer bestanden' worden gekozen vanuit de verkenner.
Wanneer je direct een document wilt toevoegen aan een subset, selecteer je eerst de juiste subset door op 'Direct toevoegen aan Subset' te kiezen.

Houdt er rekening mee dat per import de bestandsgrootte niet groter mag zijn dan 2GB en er niet meer dan 2000 losse bestanden tegelijk worden geüpload. Gebruik indien nodig een ZIP-bestand bij meerdere bestanden.

Na het selecteren van de documenten worden de te importeren bestanden weergegeven. Hier zijn de bestandsnaam, bestandsgrootte, status en een prullenbak-icoon zichtbaar. Wanneer een document niet hoeft te worden geïmporteerd, kan het via de prullenbak worden verwijderd.

Met de knop 'Importeer' worden de geselecteerde documenten toegevoegd aan het dossier. Vervolgens verschijnt er een blauwe balk met de tekst 'Afronden'. Wanneer hierop wordt geklikt, verschijnt een melding dat het importeren succesvol is afgerond.

Het toevoegen van extra bestanden aan het dossier kan op deze manier herhaaldelijk worden uitgevoerd.

Actiemenu

Per document kunnen er verschillende acties worden uitgevoerd door op de drie puntjes ( ⁝ ) te klikken.

Er verschijnt dan het volgende actiemenu.

1. Origineel

Je kunt te allen tijde het originele document, in de originele bestandsextensie, downloaden.

2. Tussentijds

Nadat het document door OCTOBOX is geanonimiseerd, kun je een tussentijdse versie downloaden. In deze versie worden de voorgelakte gegevens weergegeven met grijze kaders.*

*Let op! Deze versie bestaat alleen wanneer documenten ook daadwerkelijk zijn geanonimiseerd en de status ‘Klaar voor validatie’, ‘Opgeslagen’ of ‘Afgerond’ hebben.

3. Geanonimiseerd

Wanneer het document afgerond is in de OCTOBOX validatiemodule, is het mogelijk om de geanonimiseerde versie te downloaden.*

*Let op! Deze versie bestaat alleen wanneer documenten ook daadwerkelijk zijn afgerond in de OCTOBOX validatiemodule en de status ‘Afgerond’ hebben.

4. Anonimiseer

Wanneer een document is geüpload en de status ‘Nieuw’ heeft wordt deze via de knop ‘Anonimiseer’ voorgelakt door OCTOBOX, volgens de vooraf ingestelde lakregels. Hierna wordt het document dan klaargezet in de status ‘Klaar voor validatie’ om later met de knop ‘Valideer’ ook daadwerkelijk te valideren.

5. Valideer

Met deze knop worden documenten met de status 'Klaar voor validatie', 'In gebruik', 'Opgeslagen' of 'Afgerond' geopend in het OCTOBOX-validatiescherm, waar ze gecontroleerd en/of aangevuld kunnen worden door de behandelaar. Dit geldt ook voor al afgeronde documenten met de status 'Afgerond'. Deze versie is dus weer opnieuw te bewerken!

6. Op slot

Met deze functie kunnen afgeronde documenten op slot gezet worden zodat er geen wijzigingen meer in aangebracht kunnen worden. Documenten die op slot gezet zijn kunnen, middels het actiemenu, teruggezet worden op de status ‘Afgerond’.

7. Bestandsnaam

Met deze functie kan de bestandsnaam worden aangepast. De aangepaste bestandsnaam wordt de definitieve bestandsnaam van het document.*

*LET OP! Gebruik geen speciale tekens.

8. Verwijder / Integraal weigeren

Met deze knop verwijder of weiger je het document uit het documentoverzicht.* Verwijderde en geweigerde documenten komen terug op de inventarislijst. Een document kan ook definitief worden verwijderd.

*LET OP! Documenten met gekoppelde bijlagen kunnen niet vanuit het validatiescherm worden verwijderd. In dat geval dient het document inclusief bijlagen vanuit het Documentenoverzicht te worden verwijderd of moeten de bijlagen eerst worden ontkoppeld.

9. Gerelateerd

Bij e-mails met een relatie wordt er via het actiemenu 'Gerelateerd' getoond. Wanneer hier op gedrukt wordt worden alle gerelateerde mails bij elkaar getoond.

10. Opmerkingen

Met deze knop kan er een opmerking worden geplaatst op specifieke woorden of regels in een document. Wanneer een opmerking is toegevoegd, wordt dit in het documentenoverzicht weergegeven door middel van een rood bolletje dat dient als visuele aanduiding. Dit bolletje fungeert als een verwijzing naar het bijbehorende commentaar in het document.

Wanneer op het ‘opmerkingen’ veld wordt geklikt, ga je door naar de opmerkingen pagina. Hier wordt de opmerking weergegeven, wanneer deze is toegevoegd en op welke pagina de opmerking zich bevindt. Middels de knop ‘opmerking bekijken’ opent het validatiescherm, waar meteen de pagina opent waarop de opmerking is gemaakt.

11. Structuur

Via de functie Structuur zijn alle bijlagen van een e-mail overzichtelijk weergegeven. Daarnaast is zichtbaar welke bijlagen zijn ontdubbeld. Ontdubbelde bijlagen worden lichtgrijs en doorgestreept weergegeven, zodat deze eenvoudig te onderscheiden zijn van unieke bijlagen.

Bulkacties

Wanneer er een selectie aan documenten is gemaakt kan er onderaan met de bulkactie knoppen het volgende uitgevoerd;

Toevoegen aan subset

Geselecteerde documenten kunnen worden toegevoegd aan een subset door middel van deze knop. Je hebt nu de mogelijkheid om een bestaande subset te kiezen of een nieuwe te creëren.

Anonimiseren

Een selectie documenten kan in bulk worden geanonimiseerd. Het voordeel hiervan is dat je deze actie niet per document hoeft te doen zoals is terug te lezen bij het “Actiemenu per document”.

OCTOBOX gaat aan de slag met het anonimiseren van de geselecteerde documenten, volgens de ingestelde lakregels. De status van de documenten komt op ‘Verwerken’ te staan. Wanneer dit gelukt is zal de status ‘Klaar voor validatie’ in beeld komen.

Valideren

Wanneer de documenten op de status ‘Klaar voor validatie’ (maar ook 'Opgeslagen', 'Afgerond', 'Verwijderd') staan kunnen ze worden gevalideerd (gecontroleerd/bewerkt). Ook dit is mogelijk in bulk.

De selectie van documenten wordt geopend in het validatiescherm.

Creëer export

Er wordt een downloadbare export gemaakt in ZIP-formaat met de gewenste onderdelen. Deze kunnen gekozen worden in de pop-up.

• Exporteer inventarislijst; er wordt een inventarislijst geëxporteerd met de tot dan toe bekende gegevens per document.
• Exporteer originele bestanden; de originele bestanden worden gedownload.
• Exporteer tussentijdse versies; de tussentijdse versie van de documenten wordt gedownload.*
• Exporteer geanonimiseerde versies; de geanonimiseerde versie van de documenten wordt gedownload.*
• Voeg bestandsnaam toe als annotatie; De bestandsnaam van het document wordt linksboven op de eerste pagina van het geanonimiseerde document weergegeven.

*LET OP! De tussentijdse versie bestaat alleen wanneer een document is geanonimiseerd en de status ‘Klaar voor validatie’, ‘Opgeslagen’ of ‘Afgerond’ heeft.
De geanonimiseerde versie bestaat alleen wanneer een document is afgerond en de status ‘Afgerond’ heeft.

Documenten in bulk verwijderen

Wanneer meerdere documenten worden geselecteerd, kunnen deze tegelijk worden verwijderd.

Verwijderde documenten herstellen

Documenten die als verwijderd zijn aangeduid, kunnen na selectie in één keer worden hersteld en zijn daarna weer beschikbaar in het dossier.

Verplaatsen

Documenten kunnen binnen het dossier van positie worden veranderd. Middels de schaarfunctie kunnen geselecteerde documenten op een andere positie binnen het dossier worden neergezet.

*LET OP! Middels deze actie worden de documentnummers aangepast naar de nieuwe situatie.

Deze actie geldt alleen voor de geselecteerde documenten, de overige documenten zijn tijdens het uitvoeren van deze actie niet te selecteren.

Ga met de muis naar de positie waar je wenst dat de documenten worden geplaatst. Een blauwe stippellijn geeft aan tussen welke twee documenten de geknipte documenten zullen komen. Klik met de linkermuisknop om te bevestigen.

Met de pijl omhoog of omlaag worden de geselecteerde documenten helemaal bovenaan of helemaal onderaan de documentset geplaatst.

Onderaan wordt deze actie bevestigd middels de knop ‘Bevestig’. Met de knop ‘Annuleer’ kan deze actie worden onderbroken.

Verwijderen of integraal weigeren van documenten

Documenten kunnen worden verwijderd, definitief verwijderd of integraal geweigerd binnen het dossier.*

*LET OP! Documenten met gekoppelde bijlagen kunnen NIET vanuit het validatiescherm worden verwijderd. In dat geval dient het document inclusief bijlagen vanuit het Documentenoverzicht te worden verwijderd of moeten de bijlagen eerst worden ontkoppeld.

De opties:

1. Verwijderen/Integraal weigeren
   Bij het verwijderen/integraal weigeren van documenten komen deze wel terug op de inventarislijst, maar niet als document in de export van het geanonimiseerde dossier. Door de verwijderde documenten wordt een streep getoond. Deze actie is gemakkelijk te herstellen. Om het document integraal te weigeren is er de mogelijkheid om een weigeringsgrond mee te geven.
    
2. Definitief verwijderen
   Bij het definitief verwijderen van documenten komen deze niet terug in de documentenset en ook niet op de inventarislijst. Dit kunnen documenten zijn die per ongeluk in een dossier terecht zijn gekomen en verder niets met het onderwerp te maken hebben.*

*LET OP! Een document kan pas definitief worden verwijderd nadat eerst de stap 'verwijderen' is uitgevoerd.

Verwijderen en herstellen van een document

Om een document te verwijderen kan er via het actiemenu bij het document op de knop ‘Verwijderen’ worden gedrukt. Via de bulkactieknop onderaan het documentoverzicht kunnen meerdere geselecteerde documenten in één keer worden verwijderd

Er wordt een pop-up getoond welke niet verplicht is om in te vullen. Mocht het handig zijn een notitie mee te geven waarom dit document verwijderd wordt kan dat hier ingevuld worden. Deze komt terug op de inventarislijst. Druk op ‘Verwijder’.

Het document wordt binnen het dossier doorgestreept weergegeven.

Nadat deze aangemerkt is als ‘Verwijderd’, is er ook nog de mogelijkheid deze weer te herstellen. Via de bulkactieknop, onderaan het documentoverzicht, kunnen meerdere geselecteerde documenten in één keer worden hersteld.

Definitief verwijderen van een document

Wanneer een document niet thuishoort in dit dossier én niet terug hoeft te komen op de inventarislijst, kan het document definitief worden verwijderd. Dit kan pas nádat het document is aangemerkt als zijnde ‘Verwijderd’.

Integraal weigeren van een document

Om een document Integraal te weigeren kan er via het actiemenu bij het document op de knop ‘Verwijderen’ worden gedrukt. In de pop-up is er de mogelijkheid om een weigeringsgrond mee te geven en een notitie.

Dit kan er als volgt uitzien:

Druk op de knop ‘Verwijder’.

Het document wordt doorgestreept weergegeven en de notitie wordt getoond. De weigeringsgrond én notitie komen terug in de inventarislijst.

Document met bijlage verwijderen

Een e-mail of document met bijlage kan los worden verwijderd door eerst de bijlagen te ontkoppelen. De volgende melding verschijnt wanneer de optie 'Verwijder' wordt gekozen:

Als de optie wordt aangevinkt, worden de bijlagen dus eerst losgekoppeld. Zo niet, dan worden ze samen met het hoofddocument verwijderd. In dat geval blijven alleen de bijlagen als los document bewaard.

Let op! Deze actie is niet ongedaan te maken. En documenten met gekoppelde bijlagen kunnen niet vanuit het validatiescherm worden verwijderd. In dat geval dient het document inclusief bijlagen vanuit het Documentenoverzicht te worden verwijderd of moeten de bijlagen eerst worden ontkoppeld.

Statussen

Een document kan verschillende statussen hebben. De behandelaar van het document heeft invloed op de status van het document.

1. Nieuw
   Het document is geïmporteerd en is nog niet bewerkt door een behandelaar.
2. Verwerken
   De software gaat aan de slag met het voorlakken van de documenten. Dit treedt op wanneer een document of meerdere documenten worden geanonimiseerd.
3. Klaar voor validatie
   Het document staat klaar om gevalideerd te worden in het validatiescherm.
4. In gebruik
   Het document is door een behandelaar, binnen dit dossier, in gebruik.
5. Opgeslagen
   Het document is in het validatiescherm nog niet goedgekeurd, documentbol staat op ‘Rood’ en krijgt de status ‘Opgeslagen’. De tot dan toe gemaakte wijzigingen zijn opgeslagen, maar nog niet definitief gemaakt.
6. Afronden
   Het document is door de behandelaar goedgekeurd, de documentbol staat op ‘groen’ en wordt na het akkoord gaan met het afronden ook daadwerkelijk geanonimiseerd.
7. Afgerond
   Het document is geanonimiseerd. Dit betekent niet dat dit document niet meer kan worden bewerkt. Het document kan weer opnieuw worden gevalideerd zodat er met de laatste versie van het document verder gewerkt kan worden.
8. Fout
   Er is iets misgegaan met het importeren van het document.
9. Uitval
   Het document kan niet worden geanonimiseerd. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat een document is beveiligd, of het bewegend beeld/geluid bevat. Door de muis ongeveer twee seconden boven de status ‘Uitval’ te houden, verschijnt een toelichting waarin wordt aangegeven waarom het document in de uitval is terechtgekomen. Op basis van deze informatie kunnen vervolgstappen worden bepaald, zoals het verwijderen van het document of het melden van het probleem via het supportkanaal.
10. Wachtrij
    Het document wordt in de wachtrij gezet om vervolgens te worden geanonimiseerd.
11. Verwijderd
    Het document is door de behandelaar verwijderd.
12. Op slot
    Het document is geanonimiseerd en op slot gezet zodat er geen wijzigingen meer in aangebracht kunnen worden. Documenten die op slot gezet zijn kunnen, middels het actiemenu, teruggezet worden op de status ‘Afgerond’.
13. Bezig met opslaan
    Het document is door de behandelaar opgeslagen. De software toont de status 'Bezig met opslaan'.

Subsets

Documenten kunnen worden toegevoegd aan subsets. In dit scherm is een overzicht te zien van alle aangemaakte subsets.

Het scherm

Onderdelen van subsets

1. Subsets aanmaken
   Via de knop ‘+ Toevoegen’ kan er een subset worden aangemaakt.
2. Subset naam
   Hier wordt de naam getoond van de subset.
3. Notitie
   Op een subset kan een notitie worden achtergelaten.
4. Status
   Een subset heeft na het aanmaken altijd de status ‘NIEUW’. In het actiemenu is deze status aan te passen.
5. ⁝ Actiemenu
   In het actiemenu zijn verschillende acties terug te vinden.
   1. Notitie; geef hier een notitie mee aan de subset.
   2. Subset naam; pas hier de naam van de subset aan.*
   3. Status; de standaard status na het aanmaken van de subset is ‘NIEUW’. Een subset kan verschillende statussen hebben.

   *LET OP! De naam van een subset dient minimaal 5 en maximaal 255 karakters lang te zijn.

Subset aanmaken

Via de knop ‘+ Toevoegen’ in het dossieroverzicht kan een nieuw dossier worden gecreëerd.

Er verschijnt een popup.

Onderdelen van de pop-up

1. Subset naam
   Hier kan de naam van de subset ingevuld worden.*
2. Annuleer
   Sluit de pop-up zonder een nieuwe subset aan te maken.
3. Opslaan
   Met deze knop sla je de subset op en wordt deze automatisch gecreëerd en verschijnt direct in het overzicht.

*LET OP! De naam van een subset dient minimaal 5 en maximaal 255 karakters lang te zijn.

Documenten toevoegen aan subset

Bij het importeren van documenten in het dossier kan direct worden gekozen om deze in de subset te plaatsen. In het documentenoverzicht kunnen ook geselecteerde documenten worden toegevoegd aan een subset door middel van deze knop bij de bulkacties. Je hebt nu de mogelijkheid om een bestaande subset te kiezen of een nieuwe te creëren.

Bestaande subset kiezen

In de dropdown vind je alle beschikbare subsets. Kies hieruit de juiste subset en klik op 'Opslaan'

Indien je de bestanden toch niet wilt toevoegen aan een subset kan je de pop-up weer sluiten via 'Annuleer'

Er is na het toevoegen van deze documenten nu te zien in het documentoverzicht dat ze onder een subset vallen.

Creëer een nieuwe subset

Klik op de knop '+ Nieuwe subset'. Er verschijnt een nieuwe pop-up.

Vul hier de naam van de nieuwe subset in en klik op 'Opslaan' om deze subset aan te maken en verder te gaan.*

De nieuw aangemaakte subset wordt direct getoont in de dropdown

Bevestig het toevoegen van de documenten aan de nieuwe subset door op 'Opslaan' te drukken.

Er is na het toevoegen van deze documenten nu te zien in het documentoverzicht dat ze onder een subset vallen.

Statussen

Een subset kan verschillende statussen hebben. De coördinator of behandelaar van het Woo-verzoek is verantwoordelijk voor het actueel houden van deze statussen.

1. Nieuw
   De subset is aangemaakt en is nog niet in behandeling genomen door een behandelaar.
2. In bewerking
   De subset wordt bewerkt door één of meerdere behandelaars.
3. Concept
   De subset staat op concept. Een tussentijdse versie ligt ter beoordeling binnen de organisatie.
4. On hold
   De subset heeft de status 'On hold'. Voor deze subset zijn de handelingen even gepauzeerd.
5. Gereed
   De subset is gereed. De behandelaar heeft alle documenten binnen de subset behandeld (en eventueel goedgekeurd).

E-mails

Binnen het onderdeel E-mails worden alle e-mails binnen het dossier getoond. Dit kunnen e-mails mét of zonder relatie zijn.

Het scherm in weergavemodus 'Tabel'

Elementen binnen E-mails

1. Weergavemodus

Voor het bekijken van e-mails zijn er twee weergavemodi beschikbaar. In de modus 'Tabel' worden de documenten in tabelvorm weergegeven zoals hierboven wordt getoond. Voor een meer visueel overzicht kan worden overgeschakeld naar de modus 'Visueel', waarin een grafische weergave van de e-mails wordt getoond.

In de modus 'Visueel' kan op een e-mail worden geklikt om meer informatie te bekijken. De beschikbare details worden vervolgens aan de rechterkant weergegeven.

2. Filter

Binnen de weergavemodus kunnen e-mails worden gefilterd op alle mails, alleen mails met een relatie, of de meest recente mails (laatste) binnen een e-mailketen.

3. Dubbele e-mails

Wanneer het ontdubbelen in het dossier uit staat en er dubbele mails in het dossier staan, wordt dit in de e-mail boomstructuur weergeven met een teller.

4. Bulkacties

Ook binnen dit menu-item is het mogelijk om direct bulkacties uit te voeren.

Het verplaatsen van de mails is binnen dit overzicht niet mogelijk.

Instellingen

Als Coördinator of Beheerder is het mogelijk om de instellingen van het dossier aan te passen.

Elementen binnen Instellingen

1. Ontdubbelen

Als Coördinator of Beheerder kun je ervoor kiezen om documenten binnen een dossier automatisch te laten ontdubbelen of deze functionaliteit uit te schakelen. Wanneer ontdubbelen is uitgeschakeld, worden alle identieke documenten in het dossier geïmporteerd.

De instelling ‘Ontdubbelen: Ja/Nee’ kan niet meer worden gewijzigd zodra er documenten aan het dossier zijn toegevoegd. Hiermee worden fouten en onduidelijkheden voorkomen. Pas wanneer alle documenten uit het dossier zijn verwijderd, kan de instelling opnieuw worden aangepast.

2. Naamgeving export

De Coördinator of Beheerder kan zelf de naamgeving van geëxporteerde documenten configureren, zodat deze aansluit bij de wensen van het dossier en het Woo-verzoek.

• 2a. Onderdelen: Kies welke onderdelen in de bestandsnaam moeten worden opgenomen. Er kan worden gekozen uit 'Documentnummer, Document ID, Bestandsnaam export, prefix en/of suffix'.* Bij 'Preview' is direct een voorbeeld te zien.
• 2b. Scheidingsteken: Kies welk scheidingsteken in de bestandsnaam moet worden gebruikt.

*LET OP! Als een unieke identifier (Docnr of IDnr) ontbreekt, kunnen dubbele bestandsnamen ontstaan. Dit veroorzaakt een foutmelding tijdens het exporteren. Pas deze documenten aan of ken een unieke identifier toe.

Deze naamgeving kan op ieder moment binnen het dossier worden aangepast.

3 . Indeling inventarislijst

De Coördinator of Beheerder kan zelf de indeling van de inventarislijst bepalen. De inventarislijst (Excel) bevat verschillende kolommen die zichtbaar zijn onder ‘Aanwezig’. Kolommen die niet relevant zijn voor het dossier kunnen eenvoudig worden verplaatst naar ‘Niet aanwezig’.

Daarnaast is het mogelijk om kolomnamen aan te passen wanneer deze niet aansluiten bij de terminologie of standaarden van de organisatie.

De gekozen indeling van de inventarislijst kan op elk moment worden gewijzigd en aangepast aan de behoeften van het dossier.

4 . Annuleren / Opslaan

Wanneer wijzigingen moeten worden geannuleerd of opgeslagen, kan een van de onderstaande opties worden gekozen. Bij de keuze voor ‘Opslaan’ verschijnt een groene bevestigingsmelding.

Opmerkingen

Het scherm

In het Opmerkingenscherm zijn alle documenten zichtbaar waarvoor een opmerking is geplaatst. Deze documenten worden weergegeven ongeacht hun documentstatus of de subset waaraan zij zijn toegewezen.

Het is mogelijk om meerdere documenten tegelijkertijd te selecteren en de bijbehorende opmerkingen in bulk te bekijken via de knop 'Opmerkingen bekijken'. Daarnaast kunnen via het actiemenu de opmerkingen van afzonderlijke documenten worden geraadpleegd.

Opmerkingen bekijken in het validatiescherm

Binnen het validatiescherm is het mogelijk om door de geplaatste opmerkingen te bladeren. Een opmerking kan worden verwijderd door deze te selecteren en met behulp van de Delete-toets. Het verwijderen van opmerkingen is echter niet noodzakelijk, aangezien deze uitsluitend dienen als hulpmiddel tijdens het validatieproces en niet worden opgenomen in het document of de inventarislijst.

Validatiescherm

Het scherm

Elementen van het Validatiescherm

Het hoofdscherm bevat zes afzonderlijke blokken:

1. De knoppenbalk
   De knoppenbalk bevat alle functies om een dossier te bewerken.
2. Zoek in metadata van documenten of zoek op tags
   Zoeken naar informatie over documenten van de documentenlijst of zoek naar tags die meegegeven zijn aan de documenten.
3. Voortgangsindicator en knop voor "Documentoverview"
   Bovenaan de documentenlijst toont een voortgangsindicator hoeveel documenten er nog goedgekeurd moeten worden.
   Naast de voortgangsindicator bevindt zich de knop om de "Documentoverview" te openen.
4. Lijst van documenten
   Lijst van alle documenten in het dossier.
   Klik op (het pijltje naar links in de verticale scheidingsbalk) om de documentenlijst dicht te klappen en de beschikbare werkruimte van een pagina te vergroten.
5. Pagina
   De huidige pagina met alle automatische en handmatig toegevoegde zones.
6. Acties
   Overzicht van de acties die kunnen worden uitgevoerd op de documenten, o.a. overal aflakken, overal openbaar en meer.
   Klik op (het pijltje naar rechts in de verticale scheidingsbalk) om de lijst met acties dicht te klappen en de beschikbare werkruimte van een pagina te vergroten.
7. Zoeken in inhoud van documenten
   Zoeken naar tekst in de documenten.

Knoppenbalk

De knoppenbalk bevat alle functies om in een dossier te werken.

Het scherm

Elementen van de knoppenbalk

1. Dossier

Sluit het dossier Een dossier moet altijd worden afgesloten. Dit kan op meerdere manieren en is afhankelijk van de status van de documenten. De software slaat het dossier iedere 15 minuten automatisch op. Via deze knop kan het dossier ook handmatig worden opgeslagen en afgesloten.

2. Document

	Pagina in hogere resolutie Om het inladen zo snel mogelijk te laten verlopen, worden beelden in een gemiddelde kwaliteit getoond. Deze kwaliteit is voldoende bij het behandelen van standaard tekstdocumenten, maar kan toch te laag liggen bij het controleren van beelden als plannen of tekeningen. Met deze functie kan een hogere resolutie worden opgevraagd van het huidige beeld om de inhoud beter leesbaar te krijgen. Afhankelijk van de originele grootte kan het een paar seconden duren voordat het nieuwe beeld wordt getoond. Via het bovenstaande icoontje kan het document in hogere kwaliteit worden gedownload. LET OP! Dit icoontje verschijnt pas wanneer het icoon 'Pagina in hogere resolutie' is aangevinkt.
	Het document in één keer goedkeuren Middels deze functie kan je het huidige document in één keer goedkeuren, alle documenten goedkeuren óf alle geselecteerde documenten goedkeuren. Dit kan handig zijn als je meerdere pagina's binnen een document, waarvan je weet dat alles akkoord is, wilt goedkeuren. Document goedkeuren Wanneer deze knop wordt ingedrukt wordt het huidige document goedgekeurd. Alle documenten goedkeuren Wanneer deze knop wordt ingedrukt worden alle documenten die zijn geopend in het validatiescherm goedgekeurd. Geselecteerde documenten goedkeuren Wanneer deze knop wordt ingedrukt worden alle geselecteerde documenten die zijn geopend in het validatiescherm goedgekeurd.
	Voorbeeldweergave Toon een voorbeeld van het eindresultaat. Met deze functie wordt duidelijk welke woorden en/of passages onder welke grond worden geanonimiseerd. Alle zones worden getoond met een grijze achtergrond met daarin de weigeringsgrond in zwarte letters.

3. Pagina mode

	Pan-mode In deze modus worden de functies van de muis gebruikt om te scrollen in de pagina. In deze modus is het niet mogelijk om zones te selecteren.
	Selectie-mode In deze modus worden de functies van de muis gebruikt om zones te selecteren op een pagina.

4. WCAG / Help

	Digitale toegankelijkheid (WCAG) Wanneer deze knop wordt geselecteerd, verandert de kleurstelling binnen de software. Zo zijn de zones op dat moment niet meer groen maar paars en wordt per document een icoon weergegeven dat laat zien of een document al is goedgekeurd, of nog goedgekeurd dient te worden.
	Help Hiermee wordt deze helpfile opgeroepen.

Zoek documenten

Gebruik de zoekfunctie om direct alle documenten weer te geven die de ingevoerde waarde in de bestandsnaam bevatten. Dit bevat de bestanden die op dat moment zijn geopend in het validatiescherm. Om binnen alle documenten van het dossier te zoeken, kan worden gezocht in de Dossier Manager.

Het scherm

Elementen bij zoeken in metadata

1. Zoektekst

Met deze zoekbalk kun je in titels van documenten zoeken en naar specifieke tags zoeken.

	Start zoeken Start het zoeken op basis van de ingebrachte zoektekst. Je kunt ook Enter gebruiken om de zoekfunctie te starten.
	Leegmaken Maak het zoekveld leeg. De aanduiding van het resultaat van de vorige selectie wordt eveneens verwijderd.
	Wissel inhoud Wissel tussen het zoeken in de bestandsnaam en het zoeken op tags.

2. Aantal gevonden documenten

Indien er documenten zijn gevonden met de ingevoerde zoektekst wordt dit hier aangegeven.

	Ga naar het vorige gevonden document.
1	Het laatst geselecteerde document uit de gevonden documenten.
5	Het aantal documenten dat voldoet aan de ingevoerde zoektekst.
	Ga naar het volgende gevonden document.

3. Aantal documenten in het dossier

Naast de documenten die voldoen aan de ingevoerde zoektekst wordt ook het volledige aantal documenten aangegeven.

	Ga naar het vorige document.
1	Het huidig geselecteerde document.
10	Het totale aantal documenten geopend in het validatiescherm.
	Ga naar het volgende document.

4. Documenten die voldoen aan de zoektekst

Documenten die voldoen aan de zoektekst worden in de documentenlijst aangeduid door een verticale oranje balk links van het icoon en een lichtgekleurde achtergrond.

Zoek in tags van documenten

Gebruik het zoeken van tags om meteen alle tags te zien die zijn toegekend aan de documenten.

Het scherm

Elementen bij zoeken in tags

1. Zoektekst

Geef de tag in waar je naar op zoek bent.

	Start zoeken Start het zoeken op basis van de ingebrachte tag. Je kunt ook Enter gebruiken om de zoekfunctie te starten.
	Verwijderen of leegmaken Verwijderd de betreffende tag of maak het zoekveld leeg. De aanduiding van het resultaat van de vorige selectie wordt eveneens verwijderd.
	Wissel inhoud Wissel tussen het zoeken in de bestandsnaam en het zoeken op tags.

2. Aantal gevonden documenten

Indien er documenten zijn gevonden met de ingegeven zoektekst wordt dit hier aangegeven.

	Ga naar het vorige gevonden document.
1	Het laatst geselecteerde document uit de gevonden documenten.
5	Het aantal documenten dat voldoet aan de ingevoerde zoek tags.
	Ga naar het volgende gevonden document.

3. Aantal documenten in het dossier

Naast de documenten die voldoen aan de ingegeven tags wordt ook het volledige aantal documenten aangegeven.

	Ga naar het vorige document.
1	Het huidig geselecteerde document.
10	Het totale aantal documenten geopend in het validatiescherm.
	Ga naar het volgende document.

4. Documenten die voldoen aan de tags

Documenten die voldoen aan de gezochte tag(s) worden in de documentenlijst aangeduid door een verticale oranje balk links van het icoon en een lichtgekleurde achtergrond.

Documentenlijst

In de lijst van documenten worden alle documenten die deel uitmaken van het dossier getoond.
Voor elk van de documenten wordt nog aanvullende informatie meegegeven, o.a. de originele bestandsnaam en het aantal pagina's in het document.

Het scherm

Elementen van de documentlijst

1. Documentoverview

Met behulp van de "Documentoverview" kunnen er meerdere acties direct worden uitgevoerd op een document of selectie van documenten.

2. Voortgangsindicator

Met behulp van de voortgangsindicator wordt direct duidelijk hoeveel documenten nog goedgekeurd moeten worden binnen de documenten die zijn geopend in het validatiescherm. In bovenstaand voorbeeld geldt dit voor 11 documenten. Dit komt overeen met de groene en rode bolletjes van de documenten in het validatiescherm.

3. Multiselect

Mogelijkheid om alle documenten te selecteren en hier een vervolg actie aan toe te kennen.

	Selecteer alle documenten.
	Deselecteer alle documenten.
	Document is geselecteerd.

4. Aantal documenten in het dossier

Het volledige aantal documenten die zijn geopend binnen het validatiescherm en het geselecteerde document.

	Ga naar het vorige document.
1	Het huidig geselecteerde document.
10	Het totale aantal documenten geopend in het validatiescherm.
	Ga naar het volgende document.

5. Bijlage van een mail

Bestanden die een bijlage zijn van een mail worden, voor 1 niveau diep, aangegeven met een inspringing en een bijlage indicator. E-mails hebben zelf nooit een inspringing, ook niet wanneer zij als bijlage aan een andere e-mail zijn toegevoegd.

Een bijlage van een e-mail worden middels deze bijlage indicator weergegeven.

6. Lijst van documenten

Voor elk document in de lijst wordt een fiche getoond.
Elke fiche bevat een aantal vaste gegevens, zoals een icoon en de naam van het originele bestand.
Andere gegevens zijn vrij te bepalen bij het configureren van het proces.

Functies

Verwijderen van documenten

Een geselecteerd document kan door de behandelaar worden verwijderd door op het prullenbakicoon te klikken. Het document wordt hierdoor gemarkeerd als verwijderd, maar blijft beschikbaar binnen de validatiesessie. Door opnieuw op het prullenbakicoon te klikken, wordt het document hersteld en is het weer beschikbaar voor verdere controle en verwerking.

*LET OP! Documenten waaraan één of meerdere bijlagen zijn gekoppeld, kunnen niet vanuit het validatiescherm worden verwijderd. In dat geval verschijnt de melding: "Verwijder het document inclusief bijlagen of ontkoppel eerst de bijlagen via het Documentenoverzicht."

Om een document met bijlagen te verwijderen, dient de behandelaar eerst de bijlagen via het Documentenoverzicht te ontkoppelen of het document inclusief de gekoppelde bijlagen vanuit het Documentenoverzicht te verwijderen.

Hernoemen van documenten

Van een geselecteerd document kan de behandelaar beslissen de naam van het originele bestand te wijzigen.
Druk op het potlood icoon bij het document om de documentnaam te wijzigen. Het hernoemen van een document kan ook in de Dossier Manager.

Notitie toevoegen aan documenten

Bij het behandelen van documenten kan het nodig zijn om een document notitie toe te voegen.
Hierin kunnen aantekeningen/acties meegegeven worden. De opmerkingen worden ook meegegeven in de inventarislijst. Bij verwijderde documenten die een documentnotitie bevatten blijft de notitie bestaan en komt deze ook terug in de inventarislijst.
Het toevoegen van een documentnotitie op één of meerdere documenten is ook mogelijk via de "Documentoverview". Toegevoegde notities komen terug bij het document binnen de Dossier Manager.

Tag toevoegen aan documenten

Bij het behandelen van documenten kan het nodig zijn om een document tag toe te voegen.
Middels deze tag kan aangegeven worden of een document bijvoorbeeld "Deels openbaar" is etc. De tags worden ook meegegeven in de (tussentijdse) inventarislijst in een extra kolom.
Het toevoegen van een tag op één of meerdere documenten is ook mogelijk via de "Documentoverview". Toegevoegde tags komen terug bij het document binnen de Dossier Manager.

Pagina draaien

Wanneer een pagina gedraaid is geïmporteerd in de software, is het middels de "Pagina draaien" knop mogelijk de pagina naar de gewenste positie te draaien.

Wanneer de pagina wordt gedraaid vervalt de tekstselectie. Dit betekent dat het handmatig lakken alleen nog werkt via SHIFT + Linkermuisknop. De pagina, is door het draaien, niet meer digitoegankelijk in de export.

Opmerking toevoegen aan delen van een document

Bij het behandelen van documenten kan het nodig zijn om opmerkingen toe te voegen aan specifieke onderdelen, zoals woorden of zinnen. Dit bevordert de samenwerking met collega’s, doordat feedback en toelichtingen direct zichtbaar zijn. Wanneer een opmerking is toegevoegd, wordt dit in het documentenoverzicht weergegeven door middel van een rood bolletje dat dient als visuele aanduiding. Dit bolletje fungeert als een verwijzing naar het bijbehorende commentaar in het document.

Document

Voor elk van de documenten wordt nog bijkomende informatie meegegeven, o.a. de originele bestandsnaam en het aantal pagina's in het document.

Het scherm

Elementen van een document

Icoon

Elk document heeft een icoon. Het icoon dat wordt getoond is afhankelijk van het type document.
Voor een aantal veelvoorkomende bestandsextensies wordt een specifiek icoon getoond, voor de overige extensies wordt een generiek bestandsicoon getoond.
Hieronder een overzicht van de iconen en welk type van document(en) deze voorstellen.

	Excel Voor alle bestanden die eindigen op '.xls', '.xlsx', '.xlsm', '.ods' of '.csv'.
	Word Voor alle bestanden die eindigen op '.doc', '.docx', '.txt', '.rtf', '.odt', '.odt', 'htm', 'html' of '.xml'.
	Powerpoint Voor alle bestanden die eindigen op '.ppt', '.pptx', '.pps', '.ppsx', '.pot' of '.potx'.
	PDF Voor alle bestanden die eindigen op '.pdf'.
	Beeld Voor alle bestanden die eindigen op '.tif', '.tiff', '.gif', '.jpg', '.jpeg', '.bmp', '.dwg', '.dxf', '.png' of '.psd'.
	Mail Voor mails.
	Andere Voor alle andere bestanden.

Teksten

Naast het icoon worden per document tot maximaal drie lijnen met tekst getoond. O.a. de bestandsnaam, creatiedatum en aantal pagina's.

Status

Het document kan in meerdere kleuren worden getoond, elk van deze kleuren heeft een specifieke betekenis om snel te kunnen bepalen welke documenten nog moet worden behandeld, welke al zijn behandeld of welke documenten behoren tot een zoekopdracht.

Hieronder de statussen en wijze waarop elk document kan worden getoond.

	Goedgekeurd Een document met een groen icoon is door de behandelaar goedgekeurd. Dit betekent dat alle velden op de pagina's van het document zijn gecontroleerd en de weigeringsgrond bevestigd.
	Nog niet goedgekeurd Een document met een rood icoon moet door de behandelaar nog worden gecontroleerd en goedgekeurd.
	Deel van een zoekresultaat Een document dat links een oranje verticale band heeft, voldoet aan een zoektekst die bovenaan de lijst van de documenten is ingegeven. Deze oranje aanduiding kan zowel bij goedgekeurde als nog niet goedgekeurde documenten voorkomen.
	Geselecteerd Een document dat door een behandelaar is geselecteerd, wordt aangegeven met een donkerblauwe achtergrond. Op een geselecteerd document kan een behandelaar de naam van het originele bestand wijzigen of het document verwijderen uit het dossier.

Verwijder documenten

Een bestand kan door de behandelaar worden verwijderd door op het prullenbakicoon te klikken.

*LET OP! Documenten waaraan één of meerdere bijlagen zijn gekoppeld, kunnen niet vanuit het validatiescherm worden verwijderd. In dat geval verschijnt de melding: "Verwijder het document inclusief bijlagen of ontkoppel eerst de bijlagen via het Documentenoverzicht."

Om een document met bijlagen te verwijderen, dient de behandelaar eerst de bijlagen via het Documentenoverzicht te ontkoppelen of het document inclusief de gekoppelde bijlagen vanuit het Documentenoverzicht te verwijderen.

Het scherm

Elementen van het verwijderen van een document

1. Weigeringsgrond

Wanneer een document op grond van een specifieke weigeringsgrond moet worden verwijderd of geweigerd, kan deze weigeringsgrond hier worden vastgelegd. De geselecteerde weigeringsgrond wordt vervolgens opgenomen in de inventarislijst, zodat inzichtelijk is op basis van welke grond het document is geweigerd.

Notities

Daarnaast is het mogelijk om bij het verwijderen of weigeren van een document een notitie toe te voegen. Deze notitie wordt opgenomen in de inventarislijst, zodat aanvullende informatie of een toelichting op de beslissing kan worden vastgelegd.

Hernoemen documenten

De naam van het originele bestand kan door de behandelaar worden gewijzigd door het potlood icoon te selecteren:

Het scherm

Elementen van het hernoemen document

1. Documentnaam

Geef de nieuwe naam van het document in.

*LET OP! Gebruik géén speciale tekens in de bestandsnaam en voorkom dat de omschrijving te lang is (max 255 characters).

2. Knoppen

Bepaal of de nieuwe naam moet worden bewaard of niet.

	De naam van het document wordt niet gewijzigd.
	De naam van het document wordt gewijzigd.

Document notitie

Bij het behandelen van een dossier kan het nodig zijn om een document notitie toe te voegen.
Hierin kunnen aantekeningen/acties worden meegegeven. De notities worden ook meegegeven in de inventarislijst in een extra kolom. De notities zijn ook bij het document in de Dossier Manager terug te vinden.

Het scherm

Elementen van het toevoegen van een document

	Binnen het notities veld kan een notitie worden meegegeven. Hierin kunnen aantekeningen/acties worden meegegeven.
	Annuleer het toevoegen van de notitie.
	Sla de notitie op.

Document taggen

Het is mogelijk om op documentniveau één of meerdere Tags toe te kennen aan een document. Door documenten te taggen kunnen deze makkelijk worden teruggevonden en kunnen acties worden uitgevoerd.

Een deel van de tags wordt al automatisch meegegeven. Zoals de tag "Deels openbaar". De tags worden ook meegegeven in de (tussentijdse) inventarislijst in een extra kolom.

Het scherm

Elementen van het toevoegen van een tag

	Binnen het tag veld kan een tag worden meegegeven. Er is een meerkeuzelijst aanwezig waarbij je de gewenste tag kunt kiezen.
	Er is ook een mogelijkheid om een eigen tag mee te geven. Geef de eigen gekozen tag in bij het vak "Vrije tekst" en kies daarna voor het plus icoon. Hierna kan op deze zelf gecreëerde tag ook gefilterd worden.
	Annuleer het toevoegen van de tag.
	Sla de tag op.

Verwijderen van een tag uit de lijst

Binnen het tagveld kun je een tag uit de lijst verwijderen door op de rode prullenbak te klikken. Deze tag is daarna, binnen hetzelfde dossier, niet meer beschikbaar. Let op: tags die al aan documenten zijn toegekend, worden niet verwijderd en blijven gewoon bestaan.

Documentoverview

Bovenaan de documentenlijst bevindt zich de knop om de "Documentoverview" te openen

Het scherm

Elementen

1. Zoeken

Bovenin de "Documentoverview" is het mogelijk om te zoeken naar documenten. De documenten die voldoen aan het zoekresultaat worden vervolgens getoond. Het resultaat wordt aangeduid met een oranje lijn. De zoekfunctie wordt gesloten door op het kruisje te klikken naast het zoekwoord.

*LET OP! Eerder geselecteerde documenten blijven ook geselecteerd om zo het overzicht te bewaren.

	Maak het zoekveld leeg.
	Het zoekresultaat wordt aangeduid met een oranje lijn.

2. Documenten selecteren

Wanneer er via de zoekfunctie een resultaat is ontstaan, kunnen deze resultaten direct worden geselecteerd middels de "Alles selecteren" knop. De selectie ongedaan maken doe je door middel van de "Alles deselecteren" knop te gebruiken.

	Geselecteerd item
	Selecteer het zoekresultaat
	Deselecteer het zoekresultaat

3. Notitie toevoegen

Wanneer een document of meerdere documenten zijn geselecteerd kan er een notitie worden toegevoegd. Deze notitie zal de eventuele bestaande notitie vervangen.

	Voeg een documentnotitie toe
	Binnen het notities veld kan een notitie worden meegegeven. Hierin kunnen aantekeningen/acties worden meegegeven.

4. Tag toekennen

Wanneer een document of meerdere documenten zijn geselecteerd kan er een tag worden toegekend.

	Voeg een tag toe
	Binnen het tag veld kan een tag worden meegegeven. Er is een meerkeuzelijst aanwezig waarbij je de gewenste tag kunt kiezen.

Deze tag zal, naast de reeds bestaande tags, worden toegevoegd. Er worden standaard 2 tags getoond.

Meerdere toegekende tags worden zichtbaar wanneer er op het +GETAL wordt geklikt

Wanneer er meerdere tags zijn toegekend, aan een document, worden deze aangeduid met een +GETAL. Wanneer op dit getal wordt gedrukt, worden alle toegekende tags zichtbaar.
Tags middels deze functie verwijderen is niet mogelijk.

Pagina

Op het centrale gedeelte van het scherm wordt de actuele pagina van een document getoond.
Hierop worden de zones toegevoegd, aangepast, weggelaten en gecorrigeerd.

Het scherm

Elementen van de pagina

1. Huidige pagina

Bij het selecteren van een document in de documentenlijst wordt steeds de eerste pagina getoond in het midden van het scherm.
De eerste knoppen in de knoppenbalk worden gebruikt om door alle pagina's van het document te gaan.

	Ga naar de eerste pagina in het document.
	Ga naar de vorige pagina.
1	Het nummer van de momenteel zichtbare pagina. Geef een paginanummer in om snel een specifieke pagina te tonen.
1	Het aantal pagina's in het document.
	Ga naar de volgende pagina.
	Ga naar de laatste pagina.

2. Positie pagina

Om de inhoud van een pagina beter te kunnen bekijken zijn een aantal knoppen voorzien die toelaten om o.a. in of uit te zoomen.

	Zoom in op de pagina Wanneer de Zoom-in knop wordt gebruikt, blijft deze ongewijzigd bij een volgende pagina binnen hetzelfde document.
	Zoom uit op de pagina Wanneer de Zoom-uit knop wordt gebruikt, blijft deze ongewijzigd bij een volgende pagina binnen hetzelfde document.
	Uitzoomen tot volledige pagina zodat deze volledig kan worden getoond. Wanneer deze functie wordt gebruikt, blijft deze ongewijzigd bij een volgende pagina binnen hetzelfde document.
	Inzoomen naar de breedte van de pagina zodat de volledige breedte kan worden getoond. Wanneer deze functie wordt gebruikt, blijft deze ongewijzigd bij een volgende pagina binnen hetzelfde document.
	Toont een overzicht van alle gevonden zones en weigeringsgronden. Dit overzicht wordt aan de rechterkant onder de zoekfunctie getoond.

3. Positie zones

Op elke pagina worden de zones getekend die automatisch gevonden en handmatig zijn toegevoegd.
Soms gebeurt het dat de getekende zones de betrokken tekst niet helemaal bedekken, bijvoorbeeld omdat in het originele document de positie van de tekst niet exact gelijk was met het beeld van de pagina.

Om dit te verhelpen kunnen alle zones op de pagina in één keer worden aangepast.

	Verschuif alle zones op deze pagina naar boven.
	Verschuif alle zones op deze pagina naar beneden.
	Vergroot de hoogte van alle zones op deze pagina.
	Verklein de hoogte van alle zones op deze pagina.

4. Verwijderen / draaien pagina

Indien tijdens het behandelen van een document blijkt dat een pagina daar niet hoort, dan kan deze alsnog worden verwijderd.
Over de pagina wordt een prullenbakicoon geplaatst. Het is hier ook mogelijk om een pagina te draaien.

	Verwijderen is niet mogelijk De pagina kan niet worden verwijderd, omdat het de enige pagina in het document is. Gebruik verwijder document om het gehele document te verwijderen.
	Verwijderen is mogelijk De pagina kan worden verwijderd.
	Pagina is verwijderd De pagina is gemarkeerd voor verwijdering, dit wordt aangegeven door een verwijder icoon over de pagina. LET OP! Bij het sluiten van het validatiescherm of het tussentijds opslaan van de software, wordt de pagina definitief verwijderd. Druk opnieuw op de knop om het verwijderen terug te draaien. *LET OP! De effectieve verwijdering gebeurt pas bij het sluiten van het dossier.
	Pagina draaien De pagina wordt tegen de klok in gedraaid. *LET OP! De door de software gemaakte laksuggesties zullen op deze pagina komen te vervallen. Ook vervalt de tekstselectie. Het handmatig aflakken door gebied zonder tekst te selecteren werkt altijd nog.
	Pagina draaien De pagina wordt met de klok mee gedraaid. *LET OP! De door de software gemaakte laksuggesties zullen op deze pagina komen te vervallen. Ook vervalt de tekstselectie. Het handmatig aflakken door gebied zonder tekst te selecteren werkt altijd nog.

5. Status pagina

Op elke pagina wordt weergegeven of deze al is goedgekeurd.

	Goedgekeurd De pagina is goedgekeurd; alle informatie op de pagina wordt op een juiste manier geanonimiseerd.
	Niet goedgekeurd De pagina is nog niet goedgekeurd, de zones op de pagina moeten nog worden bevestigd en in de tekst moet nog worden gecontroleerd of er nog extra zones nodig zijn.

Vanaf het ogenblik dat alle pagina's in een document zijn goedgekeurd, krijgt het document de status groen.

Een pagina wordt automatisch groen bij het goedkeuren met de Enter toets. Let op: door slechts te bladeren door de documenten worden deze niet goedgekeurd.

6. Pagina

De huidige pagina van een document met alle zones.

De zones op een pagina kunnen in verschillende kleuren worden getoond. Hieronder staat een overzicht van deze kleuren en de betekenis.

	Geselecteerd Deze status wordt aangegeven door een blauwe achtergrond. De zone is geselecteerd door de behandelaar en kan nu worden gewijzigd, o.a. door de grootte wijzigen, een (bulk)actie uit te voeren of te verwijderen.
	Te anonimiseren Deze status wordt aangegeven door een groene achtergrond. De zone zal worden geanonimiseerd.
	Aanduiding Deze status wordt aangegeven door een oranje achtergrond. De zone is automatisch gevonden om de aandacht van de gebruiker te trekken, maar wordt niet standaard geanonimiseerd. Er is een extra handeling nodig om de zone daadwerkelijk te anonimiseren. Wijzig een onzekere zone naar een zekere (te anonimiseren) zone, selecteer de zone en druk op de spatiebalk. *LET OP! Indien de behandelaar de zone ongewijzigd laat, zal deze zone niet meegenomen worden om te anonimiseren.
	Zoektekst Deze status wordt aangegeven door een oranje balk onder het woord (of woorden). Woorden in een document die voldoen aan de zoektekst die rechts is ingevoerd bij Zoek in documenten.
	Aangeleerd Deze status wordt aangegeven door een blauwe lijn onder het woord (of woorden). Woorden die tijdens de behandeling van het dossier zijn aangeleerd, of op Altijd aflakken lijsten staan.

Bovenstaande statussen kunnen ook in combinatie voorkomen.

Een zone kan bijvoorbeeld tegelijk

• Zijn aangeleerd voor toekomstige dossiers (blauwe onderlijning);
• Zijn gevonden in een opgegeven zoektekst (oranje onderlijning) en;
• Zijn geselecteerd door de behandelaar (blauwe achtergrond).

Beheer zones

Alle handelingen op zones op een pagina.

Woord toevoegen als zone

Werkwijze om een enkelvoudig woord toe te voegen.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Klik op het woord met de linkermuisknop.
Stap 2	Indien de selectie tekst bevat dan wordt het volledige woord geselecteerd. Bevat de selectie geen tekst dan kan er geen zone worden aangemaakt. Er kan dan een rechthoek geplaatst worden bovenop het te anonimiseren gedeelte.
Resultaat	De nieuwe zone wordt als geselecteerd getoond. De zone heeft als standaard status Te anonimiseren en de standaard weigeringsgrond. *LET OP! De laatst gebruikte weigeringsgrond wordt gebruikt bij selectie van nieuwe manuele zones

Meerdere woorden toevoegen als zone

Werkwijze om meerdere bij elkaar staande woorden als één zone toe te voegen.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Plaats de cursor op het eerste woord van de reeks.
Stap 2	Houd de linkermuisknop ingedrukt en vorm een rechthoek die alle woorden bevat die samen één zone moeten vormen. De rechthoek wordt aangegeven als een groene onderbroken lijn.
Stap 3	Laat de linkermuisknop los zodra alle woorden zijn geselecteerd.
Resultaat	De nieuwe zone wordt getoond. De zone heeft als standaard status Te anonimiseren en de laatst gebruikte weigeringsgrond. De laatst gebruikte weigeringsgrond wordt gebruikt bij selectie van nieuwe manuele zones.

Tekst over meerdere regels selecteren

Werkwijze om meerdere regels te selecteren en te anonimiseren.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Plaats de cursor op het eerste woord van de reeks.
Stap 2	Houd de linkermuisknop ingedrukt en trek de groene onderbroken lijn door tot aan de zin (of zinnen) eronder die je ook wilt anonimiseren.
Stap 3	Laat de linkermuisknop los zodra alle zinnen zijn geselecteerd.
Resultaat	Alle zinnen zijn in 1 handeling geanonimiseerd.

Meerdere zones selecteren

Alle zones kiezen die in een gebied liggen

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Houd de rechtermuisknop ingedrukt en vorm een rechthoek dat alle zones bevat die moeten worden geselecteerd. De rechthoek wordt aangegeven als een blauwe onderbroken lijn.
Stap 2	Laat de rechtermuisknop los zodra alle zones zijn geselecteerd.
Resultaat	Alle geselecteerde zones worden nu als geselecteerd getoond.

De zones vrij verzamelen

Duid de zones één voor één aan als deze niet met de vorige werkwijze in groep kunnen worden geselecteerd.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Selecteer de losse zones met de linkermuisknop. Telkens wordt de zone eerst geselecteerd (blauw).
Resultaat	Alle geselecteerde zones worden daarna als de status Te anonimiseren getoond (groen).

Gebied zonder tekst toevoegen

Werkwijze om een gebied op een pagina waar geen tekst staat (zoals plaatjes) of waar de tekst niet beschikbaar is, toch te kunnen anonimiseren.

Voorbereiding	Zorg ervoor dat de pagina in Selectie-mode staat.
Stap 1	Houd de Shift-knop én linkermuisknop ingedrukt en vorm een rechthoek dat het gebied bevat dat moet worden geselecteerd. De rechthoek wordt aangegeven als een oranje onderbroken lijn.
Stap 2	Laat de linkermuisknop los zodra het gebied is geselecteerd.
Resultaat	De nieuwe zone wordt geselecteerd getoond (blauw). De zone heeft als standaard de status om te anonimiseren en de standaard weigeringsgrond. *LET OP! De laatst gebruikte weigeringsgrond wordt gebruikt bij selectie van nieuwe manuele zones.

Zone grootte wijzigen

Alle zones gelijktijdig wijzigen

Maak gebruik van de zone positieknoppen om alle zones op een pagina gelijktijdig te wijzigen in positie of verticale grootte.

Gebruik deze werkwijze niet om een bestaande zone hoger te maken om een ontbrekend woord toe te voegen. Zorg dan dat je opnieuw de zone selecteert waar het betreffende woord zich bevindt.

Zones verwijderen

De metadata van zones kan ook worden aangepast.
Het gaat dan o.a. om de gekozen weigeringsgrond of de naam van het veld waar de zone toebehoort.

Acties

De belangrijkste functies zijn allemaal verzameld onder ‘acties’, zoals het zoeken en in bulk openbaar maken/aflakken van woorden of passages of het aanleren van gegevens.

Om de beschikbare werkruimte van de pagina te vergroten, kan de rechterkant met de acties en zoeken in documenten worden dichtgeklapt.

Op dat moment wordt van elke actie enkel het icoon getoond, zoeken in documenten is dan niet mogelijk.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van acties

Er zijn in totaal zes verschillende hoofdacties:

1. Weigeringsgrond
   Kies een bestaande weigeringsgrond of maak een eigen weigeringsgrond.
    
2. Overal openbaar
   Voeg een tekst toe aan een Overal-openbaar lijst waardoor deze binnen het gehele dossier niet wordt afgelakt.
   Wanneer wordt gekozen om deze wijziging voor het volledige dossier* door te voeren, verschijnt de optie om deze aan te leren. De wijziging wordt dan toegepast op alle documenten binnen het dossier, op nieuwe documenten binnen dit dossier en op documenten in toekomstige dossiers.
   

   *LET OP! Wijzigingen worden pas van kracht nadat jij de documenten opnieuw hebt gevalideerd.

3. Overal aflakken
   Voeg een tekst toe aan een Overal-aflakken lijst waardoor deze binnen het gehele dossier automatisch wordt afgelakt.
   Wanneer wordt gekozen om deze wijziging voor het volledige dossier* door te voeren, verschijnt de optie om deze aan te leren. De wijziging wordt dan toegepast op alle documenten binnen het dossier, op nieuwe documenten binnen dit dossier en op documenten in toekomstige dossiers.
   

   *LET OP! Wijzigingen worden pas van kracht nadat jij de documenten opnieuw hebt gevalideerd.

4. Maak ongedaan
   Maak de laatst gedane actie ongedaan.
   
5. Document opmerking
   Voeg een opmerking toe aan specifieke delen of pagina’s van een document.
6. Verwijder alle zones
   Na deze actie zijn er geen zones meer zichtbaar in het gekozen zoekgebied. Wanneer de zones op alle documenten worden verwijderd, geldt dit alleen voor de documenten die op dat moment geopend zijn in het validatiescherm.
    

*LET OP! Pagina's die door een actie zijn gewijzigd, moeten opnieuw worden goedgekeurd.

Notificaties

Zodra er een actie wordt uitgevoerd, verschijnt er een resultaatbericht.

Dit bericht komt steeds in een groene balk onderaan de pagina en geeft informatie over de uitgevoerde handeling.

Bevestiging

Bij een bevestigingsnotificatie wordt een bericht getoond met een groene achtergrond.
De tekst blijft een beperkte tijd beschikbaar op het scherm en verdwijnt weer automatisch.
De behandelaar kan op het kruisje rechts klikken om het bericht sneller te verwijderen.

Voorbeeld van een bevestigingsnotificatie:

Foutmelding

Bij een foutmeldingsnotificatie wordt een bericht getoond met een rode achtergrond.
Dit bericht blijft staan totdat de behandelaar op het kruisje rechts klikt.

Voorbeeld van een foutmeldingsnotificatie:

1. Weigeringsgrond

Aan elke zone op een pagina kan een weigeringsgrond worden toegewezen. Dit kan via de "Acties" of rechtstreeks op de zone door te dubbelklikken. Kies hiervoor uit een bestaande weigeringsgrond of geef een vrije tekst in als weigeringsgrond.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Weigeringsgrond

Kies bestaande weigeringsgrond

Open- en dichtgeklapt worden alle weigeringsgronden getoond.

Selecteer meerdere zones om de weigeringsgrond allemaal tegelijk aan te passen naar eenzelfde weigeringsgrond.
Het is ook mogelijk om de weigeringsgrond via een bulkactie te wijzigen. Verander dan eerst de weigeringsgrond van de specifieke zone en kies dan voor Over aflakken / Overal openbaar.

*LET OP! De volgorde waarin de weigeringsgronden worden getoond, wordt tijdens de configuratie bepaald.

Geef eigen weigeringsgrond in

Het eerste element in de lijst van weigeringsgronden is steeds de tekst ‹Vrije tekst›.
Hier kan de behandelaar een eigen weigeringsgrond/tekst ingeven.

Weigeringsgrond wijzigen

De weigeringsgrond kan op de volgende manieren worden gewijzigd:

Rechtstreeks op de zone

Dubbelklik op de zone, waardoor het wijzigen weigeringsgrond scherm wordt opgeroepen. Binnen de opgeroepen lijst kan de weigeringsgrond naar keuze worden gekozen.

Via de acties

Stap 1	Selecteer de zone.
Stap 2	Kies van de lijst van Acties de actie 'Weigeringsgrond'.
Stap 3	Kies van de lijst van weigeringsgronden de gewenste weigeringsgrond.
Resultaat	De weigeringsgrond is gewijzigd voor de zone.

Het scherm

Elementen van wijzigen weigeringsgrond

1. Bestaande weigeringsgronden

Kies uit de lijst van bestaande weigeringsgronden.
Kies ‹Vrije tekst› om een eigen weigeringsgrond in te geven.

2. Vrije tekst

Geef de tekst in die als weigeringsgrond moet worden gebruikt.
Houd er rekening mee dat de tekst moet passen in de grootte van de zones op de pagina's.

Deze weigeringsgrond wordt niet toegevoegd als een bestaande weigeringsgrond.

3. Knoppen

Geef aan of de ingegeven of gekozen weigeringsgrond mag worden toegewezen aan de geselecteerde zone(s).

	De weigeringsgrond wordt niet toegewezen aan de geselecteerde zone(s).
	De weigeringsgrond wordt toegewezen aan de geselecteerde zone(s). Een bestaande weigeringsgrond wordt door deze weigeringsgrond vervangen.

2. Overal openbaar

Deze actie zal de geselecteerde tekst in alle documenten doorzoeken en verwijderen, waardoor deze tekst openbaar wordt gemaakt. Hiermee kan middels één druk op de knop de geselecteerde tekst worden verwijderd, zodat deze openbaar is.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Overal openbaar

Op het volledige document
Wanneer deze optie wordt gekozen zullen de gegevens in het volledige document openbaar worden gemaakt.

Op het volledige dossier
Wanneer deze optie wordt gekozen zullen de gegevens in het volledige dossier openbaar worden gelaten. Dit geldt dus voor de documenten in het validatiescherm alsook in alle andere documenten binnen de Dossier Manager.

Aanleren voor alle dossiers van dit proces
Wanneer deze optie wordt gekozen zal het gegeven worden onthouden en toegepast op alle documenten binnen het huidige dossier*, op nieuwe documenten binnen het bestaande dossier, én op nieuwe dossiers. Dit geldt voor dossiers die hetzelfde proces met dezelfde aflakregels gebruiken als het dossier waarin dit is aangeleerd.

*LET OP! Wijzigingen worden pas van kracht nadat jij de documenten opnieuw hebt geopend in het validatiescherm.

Bij het openen van andere documenten binnen een bestaand of nieuw dossier zal de software een pop-up tonen waarin de behandelaar wordt gevraagd akkoord te gaan met de gevonden wijzigingen.

3. Overal aflakken

Met deze actie wordt naar het geselecteerde woord gezocht op andere pagina's en in andere documenten binnen hetzelfde dossier. Deze resultaten worden automatisch geselecteerd en geanonimiseerd. Hierdoor wordt vermeden dat een behandelaar meermaals naar hetzelfde woord of tekst moet zoeken en moet anonimiseren op andere pagina's.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Overal aflakken

Op het volledige document
Wanneer deze optie wordt gekozen zullen de gegevens in het volledige document worden afgelakt.

Op het volledige dossier
Wanneer deze optie wordt gekozen zullen de gegevens in het volledige dossier worden afgelakt. Dit geldt dus voor de documenten in het validatiescherm alsook in alle andere documenten binnen de Dossier Manager.

Aanleren voor alle dossiers van dit proces
Wanneer deze optie wordt gekozen zal het gegeven worden onthouden en toegepast op alle documenten binnen het huidige dossier*, op nieuwe documenten binnen het bestaande dossier, én op nieuwe dossiers. Dit geldt voor dossiers die hetzelfde proces met dezelfde aflakregels gebruiken als het dossier waarin dit is aangeleerd.

*LET OP! Wijzigingen worden pas van kracht nadat jij de documenten opnieuw hebt geopend in het validatiescherm.

Bij het openen van andere documenten binnen een bestaand of nieuw dossier zal de software een pop-up tonen waarin de behandelaar wordt gevraagd akkoord te gaan met de gevonden wijzigingen.

4. Pop-up automatische wijzigingen

Wanneer er gekozen is voor de optie 'Op het volledige dossier' is het aan de behandelaar van het dossier om zorg te dragen dat elk document opnieuw geopend/gevalideerd dient te worden om wijzigingen door te laten voeren. De software geeft de volgende vier opties wanneer andere documenten binnen hetzelfde dossier worden geopend en hier wijzigingen op van kracht zijn:

Elementen van automatische wijzigingen

5. Verwijder alle zones

Deze actie zal alle zones op de pagina's verwijderen.
Hierdoor is er op de betrokken pagina's niets meer te anonimiseren.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Verwijder alle zones

Verwijder alle zones
Verwijder alle automatisch en handmatig gemarkeerde zones op de pagina('s).
*LET OP! Dit gebeurt alleen bij documenten die binnen het validatiescherm zijn geopend.

Zoekgebied
Kies binnen welk gebied van het dossier het verwijderen van de zones moet worden uitgevoerd.

5. Maak ongedaan

Deze actie zal de laatst uitgevoerde actie terugdraaien.
Hiermee kan een behandelaar bijvoorbeeld een verkeerde toewijzing aan een Overal aflakken- of Overal openbaar-lijst herstellen.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van Ongedaan maken

Maak ongedaan
De laatst uitgevoerde bulkactie wordt getoond. Dit is de bulkactie die hersteld kan worden.
In het scherm hierboven was de laatst uitgevoerde bulkactie 'Verwijder alle zones'. Dit is de actie die ongedaan zal worden gemaakt.

*LET OP! Maak ongedaan kan alleen de laatst gedane bulkactie terugdraaien.

6. Document opmerkingen

Het is mogelijk om op documentniveau één of meerdere opmerkingen toe te voegen. Door opmerkingen aan documenten toe te voegen, wordt de samenwerking verder versterkt.

Opengeklapt scherm

Dichtgeklapt scherm

Elementen van het toevoegen van een opmerking

Binnen het opmerkingen veld kan een opmerking worden meegegeven. Hierin kunnen aantekeningen/acties/vragen worden meegegeven.

Elementen van het bekijken van een opmerking

Wanneer via het actiemenu op Opmerkingen wordt geklikt, wordt de pagina met opmerkingen op dat document geopend. Hier wordt per opmerking weergegeven wat de inhoud van de opmerking is, wanneer deze is toegevoegd, op welke pagina deze zich bevindt én door wie deze opmerking is toegevoegd. Via de knop Opmerking bekijken wordt het validatiescherm geopend. Daarbij wordt direct genavigeerd naar de pagina waarop de opmerking is geplaatst.

Zoek op inhoud

Gebruik het zoeken in de inhoud van documenten om meteen alle documenten binnen het validatiescherm te vinden waar deze tekst is gebruikt.

Het scherm

Elementen van zoeken in documenten

1. Zoektekst

Geef de tekst in waar je naar op zoek bent.

	Start het zoeken in de inhoud van de documenten.
	Maak het zoekveld leeg.

De zoektekst kan bestaan uit meerdere woorden.

*LET OP! De resultaten bevatten enkel de pagina's waar de zoektekst als volledig woord voorkomt.

2. Aantal gevonden pagina's

Indien er pagina's in de documenten zijn gevonden met de ingegeven zoektekst, wordt dit hier met de onderstaande iconen aangegeven.

(Zie printscreen hierboven voor verklaring)

	Ga naar de vorige pagina met de gevonden zoektekst.
2	De laatst geselecteerde pagina uit de gevonden documenten.
8	Het aantal pagina's waarin de zoektekst is gevonden.
	Ga naar de volgende pagina met de gevonden zoektekst.

3. Lijst van de locaties

De lijst bevat voor elke gevonden locatie:

Op de pagina's van de documenten waar de woorden zijn gevonden, worden de resultaten oranje onderlijnd.

4. Voorbeeld

Hieronder een voorbeeld na het zoeken van de tekst 'Griffioenstraat' in de documenten:

Document(en)/Dossier afsluiten

Als alle documenten door de behandelaar zijn gecontroleerd en goedgekeurd, kunnen deze worden afgesloten.
Het is ook mogelijk om documenten "op te slaan" zodat er op een later tijdstip aan het dossier verder kan worden gewerkt.

Het scherm

Elementen van Dossier afsluiten

1. Annuleren

Als een document wordt geannuleerd, gaan alle handelingen in de documenten verloren.
Het document krijgt de status "Klaar voor validatie" mee.

2. Opslaan

Deze optie is nodig om een gemaakte actie ook daadwerkelijk op te slaan. De documenten worden naar de status ‘Opgeslagen’ gezet en kunnen op een later tijdstip weer worden geopend. Ongeacht de kleur, rood of groen, van het document.

3. Afronden

Deze optie is nodig om een gemaakte actie ook daadwerkelijk af te ronden. Documenten welke op groen staan worden naar de status ‘Afgerond’ gezet en documenten welke nog op rood staan worden naar de status ‘Opgeslagen’ gezet.

3. Knoppen

	De pop-up wordt gesloten.
	De gekozen optie wordt uitgevoerd.

Diversen

In dit deel van de helpfile worden diverse werkwijzen, werktechnieken en minder vaak gebruikte instellingen beschreven.

Standaard instellingen

Anonimiseren wordt gestart met een aantal standaard instellingen, deze zijn voor alle gebruikers identiek en maken het algemeen beheer eenvoudiger.
Met standaard instellingen kunnen o.a. de frequentie van het automatisch vernieuwen van het dossierselectiescherm worden aangepast of de velden van de dossiers die zichtbaar zijn in het scherm.

Sneltoetsen

Om sneller en efficiënter te kunnen werken, zijn er een aantal sneltoetsen ingebouwd.

Pagina functies beschikbaar bij Pan- en Selectie-mode

Overzicht functies

Kleurgebruik

Zoekgebied acties

Bepaal in welk gebied van het dossier een bepaalde actie moet worden uitgevoerd.

Het scherm

Elementen van Zoekgebied acties

Acties worden uitgevoerd op pagina's in het dossier.
Een behandelaar kan kiezen uit een aantal uitvoeringsgebieden die elk een steeds groter deel van het dossier kunnen bevatten.

	Op de huidige pagina De gekozen actie wordt enkel uitgevoerd op de huidige pagina.
	Op het huidige document De gekozen actie wordt enkel uitgevoerd op de pagina's van het huidige geselecteerde document.
	Op alle documenten De gekozen actie wordt uitgevoerd op alle documenten in het dossier.
	Op ongecontroleerde documenten De gekozen actie wordt enkel uitgevoerd op alle ongecontroleerde documenten. *LET OP! Alle pagina's worden (opnieuw) bekeken, dus ook de pagina's in het document die al zijn goedgekeurd